Identifique las competencias necesarias para gestionar a los involucrados y los riesgos para que la gerencia logre que el proyecto de TI sea exitoso.
De acuerdo con un informe del Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) denominado “Gestión del Cambio en las Organizaciones: Una Guía Práctica” la ejecución de proyectos supone para las empresas competencias vinculadas con el cambio.
“Los ejecutivos y los empleados ven el cambio de distintas maneras: (a) los altos directivos suelen verlo como una oportunidad para ellos y su negocio; y (B) los empleados normalmente lo ven como perjudicial, intrusivo y que supone pérdidas. Para el éxito es esencial identificar las cuestiones claves como las pérdidas de territorio, el apego, el significado, el futuro, competencias y/o control”.
Existe una fuerte correlación entre la gestión de los involucrados y la de los riesgos. Sin la aceptación y el pleno compromiso de las partes interesadas, los proyectos corren un alto riesgo de fracaso.
Para aumentar la probabilidad de éxito de los proyectos, hemos identificado siete consideraciones.
1. El tiempo lo es todo
Al inicio del proyecto hay que identificar las principales partes interesadas e identificar una propuesta que deje en claro “qué hay para ellos”: es fundamental para obtener su aceptación y compromiso. Las partes interesadas querrán saber sus contribuciones, los beneficios que obtendrán y, sobre todo, el tiempo como verdadero valor.
2. Establecer la confianza
Permanecer accesible, así como entablar una comunicación abierta y frecuente con las partes interesadas les permite expresar sus inquietudes y abordar cuestiones importantes de manera oportuna son acciones esenciales para el éxito. Para ganarse la confianza de los involucrados- como gerente de proyectos (PM) – debe demostrar que es digno de ella; respetar las ideas y capacidades de los involucrados y resistir la tentación de la microgestión.
Recuerde que la gestión, además, puede ser influenciada por las partes secundarias: las cargas de trabajo pueden aumentar indirectamente sobre otros miembros del equipo.
3. Aclarar el propósito, funciones y expectativas
Sea claro al transmitir el propósito y alcance del proyecto, el estableciendo roles y expectativas, así como en la identificación de los entregables y los resultados finales.
Es necesario proporcionar a los involucrados toda la información y los recursos para que puedan tener éxito. Una vez más, estando a disposición de ellos para la dirección, según sea necesario, si se modifican los objetivos, las expectativas, tiempo y alcances del proyecto.
4. ¿Cómo hacer frente a los involucrados difíciles?
A pesar de todos los esfuerzos para mitigar los conflictos con las partes interesadas difíciles, habrá momentos en que los problemas surgirán. Estos pueden ser sólo algunos de los comportamientos que se pueden presentar en las diversas etapas del proyecto.
- Pasivo-agresivo
- El antagonista o intimidador
- El saboteador
- La víctima de las circunstancias
Es posible que haya encontrado otros comportamientos no productivos. Parte de la oposición puede ser buena si el propósito es ofrecer diferentes perspectivas, alternativas actuales y mitigar los riesgos por el bien del proyecto. La parte difícil es determinar la verdadera intención tras la objeción.
5. Determinar la razón de fondo
Identificar las motivaciones de las partes interesadas con comportamiento difícil. También es importante identificar la raíz del problema: hable con el interesado directamente y obtenga sus comentarios. Es necesario trabajar en una resolución con la parte interesada que no afecte negativamente a los demás o impiden el éxito del proyecto.
No siempre habrá una solución que cumpla con la aprobación de un actor difícil, y durante esas situaciones es fundamental transmitir respetuosamente la razón de la decisión con el fin de conseguir su apoyo y compromiso con los objetivos de la empresa.
6. Tratar el problema en forma directa
Ignorar el comportamiento difícil de las partes interesadas no es una estrategia que funcione. Tampoco es el momento para ser evasivo. El comportamiento puede ser un signo de problemas subyacentes más grandes que pueden haber existido desde el principio y que generarán una bola de nieve más tarde. Tómese el tiempo para determinar de inmediato y directamente la causa de la situación con el interesado, encontrar una resolución adecuada y seguir adelante. Permanezca justo, respetuoso, objetivo y profesional, sin olvidar que debe mantener los objetivos del proyecto dentro del enfoque.
7. Involucrar a las partes interesadas en la resolución
Para que una resolución sea exitosa, el interesado tendrá que rendir cuentas por su
comportamiento y acciones de pasado y futuro, en relación con sus contribuciones, en cómo influye en el equipo y el proyecto. Haga que el actor le ayude a subir con algunas soluciones que les permitan restablecer la aceptación y compromiso con el proyecto. También será importante asegurarse de que las soluciones serán implementadas y medidas, y no cambiar las metas y objetivos deseados.
Sin entender por qué una de las partes interesadas ha vuelto difícil o por qué se ha perdido la aceptación es imposible proceder con éxito con un proyecto sin fricción continua.
Un proyecto en general, significa crear un cambio y ese cambio puede provocar estrés, miedo, y la alteraciones significativas. Las organizaciones dependerán cada vez más de que los directores de proyectos sepan cómo transformar involucrados difíciles en actores comprometidos para proyectos exitosos y el cumplimiento de los. resultados empresariales.
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