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Redes sociales de BPM: ¿En qué benefician a las empresas?

Autor: Goretti olivié Morgado, Directora de Marketing y Comunicación de Software AG España y Portugal
 
     
 

Uno de los principales temas en torno a los que giró la última edición de CeBIT fue la denominada Webciety, a la que dedicó un área con la oferta específica de aplicaciones web orientadas al negocio, así como al desarrollo de modelos empresariales. Y es que la sociedad actual es ya definitivamente la “sociedad de Internet” y este concepto abarca, lógicamente, tanto a ciudadanos como a organizaciones privadas y públicas. Se trata realmente de un verdadero cambio de paradigma, que sustituye las aplicaciones que organizan la información en silos por sistemas de TI colaborativos y flexibles.

Los beneficios de la Webciety son amplios, ya que, además de elevar el nivel de vida de las personas y hacerles más sencillas muchas tareas, la industria de las TIC es una importante fuente de creación de empleo, así como un destacado sector de actividad económica. La digitalización de la economía ha hecho que muchos procesos se realicen muchísimo más rápido, de forma más asequible y con un mayor grado de eficiencia, habiendo surgido un sinnúmero de nuevos productos y servicios.

Sin embargo, muchas empresas siguen estructuradas en torno a los silos de TI cuando lo deseable es que se apoyen en unos procesos eficaces y que tengan integradas en ellos sus relaciones con proveedores y socios de negocio. En este sentido, las organizaciones son cada vez más conscientes de que establecer adecuadamente sus procesos más importantes tiene igual relevancia que ofrecer productos de gran calidad. Por fin se están dando cuenta de que basarse en procesos innovadores es la clave de un éxito empresarial duradero. De ahí que mejorar la gestión de procesos empresariales con las herramientas disponibles actualmente sea vital, sobre todo, en el contexto económico actual.

De este modo, al igual que las redes sociales generales, que están cosechando un éxito sin precedentes, el concepto de red social como plataforma digital orientada a avanzar en un determinado ámbito de conocimiento se puede aplicar también al área del BPM (Gestión de Procesos de Negocio). Y es que BPM no es puramente un problema técnico que puede enfocarse sólo a través de nuevos productos o servicios, sino que, por naturaleza, es una actividad social. Así, el éxito de un proceso debe tener en consideración a todos los participantes en el mismo. Lo ideal sería que cada proyecto contase con la combinación óptima de conocimientos, experiencia y compromiso personal en el menor tiempo y al menor coste posible, de todas las personas involucradas, independientemente del nivel que ocupen, es decir, desde un simple empleado a un miembro del Comité Ejecutivo, colaboren de igual manera. Enfoques centrados únicamente en el departamento de TI que consistían en instalar diversas herramientas, escasamente compatibles entre sí, en los equipos de los usuarios que formaban parte de un proceso no dieron los resultados esperados. En ningún caso lograron la creación de una comunidad, con capilaridad suficiente en toda la empresa, integrada por los miembros involucrados en un proceso y que pudieran contribuir al éxito de éste en el mismo grado.

Para superar este enfoque limitado, Software AG ha creado AlignSpace (www.alignspace.com), plataforma que pretende englobar al personal de una organización, tanto interno como externo, encargado del desarrollo de un proyecto de BPM. En ella se incluyen, tanto a los profesionales involucrados en el proyecto como los datos, documentos, servicios, etcétera, de modo que estos se encuentren disponibles y puedan ser reutilizados dentro de un entorno BPM. Con AlignSpace, Software AG establece la mayor comunidad de profesionales especializados en procesos de cualquier empresa, impulsando la colaboración para acelerar el descubrimiento, modelado y gestión de procesos de negocio. AlignSpace se ofrece en modo SaaS, de forma que todas sus funcionalidades son accesibles a través de un navegador web. Entre ellas destaca la posibilidad de que los miembros de AlignSpace puedan contactar con otros colegas que estén involucrados en proyectos de procesos en su misma organización o en otras. Una vez conectados, estos miembros pueden conocer las novedades de los proyectos en marcha y de los colegas implicados por medio de notificaciones. Asimismo, las principales redes sociales, como Facebook y Xing, pueden ser fácilmente conectadas a AlignSpacea través de estándares abiertos. Asimismo, los miembros de AlignSpace pueden descubrir, documentar y crear modelos de procesos susceptibles de ser exportados y funcionar dentro de motores BPM. De este modo, cuando la fase de un proceso ha sido documentada, puede ser modelada con sólo arrastrar esa fase a un editor gráfico de procesos. Así, pueden trabajar virtualmente de forma simultánea en cada parte de un proyecto de procesos.

Otras funcionalidades destacadas de la plataforma son su compatibilidad con los formatos BPM más populares, de modo que es posible importar un proceso, trabajar sobre él y, después, exportarlo en otro formato para su ejecución; así como la inclusión de unmarketplace en el que los miembros pueden compartir u ofrecer comercialmente sus conocimientos y productos de valor añadido.

A modo de resumen se podría decir que AlignSpace persigue mejorar la fase de diseño de nuevos procesos, dejando atrás modelos de colaboración ineficientes basados en llamadas telefónicas, reuniones, intercambio de documentos de PowerPoint y Excel entre todos los encargados de tomar decisiones. Con esta plataforma, los proyectos de mejora de procesos se pueden implementar más rápidamente, están alineados de una forma más precisa con las directrices del negocio y pueden ser aprobados antes por todos los participantes, además de contar con el conocimiento colectivo de la comunidad experta en BPM. En definitiva, con AlignSpace,Software AG lleva la Webciety a las empresas.