Desde su primera versión, AuraPortal ha contado con la posibilidad de almacenar y gestionar documentos firmados digitalmente, aunque para ello era necesario que el documento fuera firmado desde herramientas externas, tales como MS Word, MS Excel, Adobe Acrobat, etc., almacenándose posteriormente en Bibliotecas, o entrando a formar parte de los flujos de los Procesos y del 'workflow' conformado por Tareas Libres.

Ahora, AuraPortal incorpora la funcionalidad de la Firma Digital en documentos y en cualquier tipo de fichero, permitiendo firmarlos directamente desde los Procesos BPMS, sin necesitar herramientas externas. Esta nueva funcionalidad hace que el documento original se mantenga intacto y se cree otro nuevo en formato PDF con la firma integrada en él, de forma que pueda ser enviado al exterior del ámbito de AuraPortal (por ejemplo por email) conservando la firma. Esta es una ventaja muy importante frente a otros sistemas donde la firma está separada del documento, ya que necesitan herramientas específicas para poder ser comprobada.

AuraPortal presenta tres maneras de firmar documentos, mediante la Firma Digital en PDF, con la Firma Garantizada y utilizando la Firma Certificada.

AuraPortal ofrece la Firma Digital en PDF en su configuración por defecto para los documentos que no sean MS Word. Para utilizarla no hay que instalar nada, AuraPortal incluye todo lo necesario. La Firma en PDF también puede utilizarse para documentos MS Word, pero la configuración por defecto indica que se firmen con Firma Certificada y/o Garantizada.

Con la Firma Garantizada es el propio sistema el que inserta la firma del ejecutor de la tarea tomándola de sus datos privados, desde su ficha de empleado, con lo que se garantiza la autenticidad, se trata de un nuevo concepto de Firma Digital y su utilización se circunscribe al entorno de la empresa usuaria de AuraPortal.

Con la Firma Certificada es imprescindible el Certificado Digital de una Entidad Certificadora como la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. AuraPortal permite incorporar un Certificado a la Firma Digital.

Así, en AuraPortal la Firma Digital presenta múltiples posibilidades a la hora de firmar un documento ya que se puede personalizar de diversas maneras: con Sello, con Marca Lateral, Certificado Digital, Protección después de firmar o permitir múltiples firmas, etc.

AuraPortal incluye todo lo necesario para firmar digitalmente tanto los Formularios de Tareas de Proceso y Mensajes (de Inicio e Intermedios), como Documentos (y cualquier tipo de ficheros), integrados en los Procesos, pero también Documentos en Bibliotecas (Documentos Base) y las Líneas pertenecientes a Grupo de Campos.

El Ministerio de Defensa y el Consejo  Superior de Cuentas de Castilla-León, o los Ayuntamientos como Gandia, Algemesí, Caudete, Teulada, Moraira, La Muela, etc., son algunos ejemplos en nuestro país del uso de AuraPortal en el mundo de la Administración Pública, al igual que la Secretaria de Transportes e Obras Públicas do Estado de Minas Gerais de Brasil.

AuraPortal es una plataforma para gestionar online la actividad de cualquier empresa u organismo que además de incorporar una innovadora Gestión por Procesos con Reglas de Negocio (BPMS/SOA), permite gestionar Clientes, Proveedores, Subcontratas, Ciudadanos, etc. mediante Procesos con Business Online (CRM), utiliza tecnología de Intranet/Extranet para la Comunicación y la Colaboración, y maneja de forma integral toda la documentación de la organización, pero también gestiona y publica Contenidos Corporativos (Portales ECM).