GISPASA,lleva a cabo la contratación de suministros y servicios de los Hospitales que gestiona, en este apartado merece especial atención la contratación de todo el equipamiento del nuevo Hospital Universitario Central de Asturias, que será un referente en España en cuanto a gestión y uso de las nuevas tecnologías.

GISPASA se vio en la encrucijada de cómo poder afrontar la contratación del equipamiento del nuevo hospital, manteniendo los recursos humanos actuales.

La sistemática de contratación de equipamiento y medios de GISPASA está bajo el amparo de la ley contratos del sector público de España. A efectos prácticos, esto supone que GISPASA debe de poder gestionar correctamente un elevado número de expedientes de contratación con importantes volúmenes económicos y superpuestos en el tiempo. El principal problema que esto conlleva es el elevado volumen de información que acarrea y el control de plazos.

En cada expediente de contratación intervienen, además del personal interno que lo gestiona, licitadores que se presentan al concurso, expertos en materias concretas externos a la organización, y que forman parte de las mesas de valoración y el equipo que forma parte de las mesas de contratación de composición mixta, formadas por personal propio de GISPASA y por personal de otros organismos públicos. La coordinación y comunicación con todos estos actores participantes en los procesos de contratación es compleja y se presenta como un reto en sí mismo.

Cada expediente de contratación genera una gran cantidad de documentación que debe de ser gestionada a lo largo del proceso y modificada y adaptada a medida que el mismo se va desarrollando. Además gran parte de esta documentación ha de ser pública siendo imprescindible el control de las diferentes versiones.

El control de plazos es otro importante punto a tener en cuenta. En cada contratación hay que controlar que cada persona que interviene en el proceso lo haga en tiempo y forma correcta siendo muchas las posibilidades para ejercitar el mencionado control, días naturales, laborables, diversos calendarios, etc. Así mismo se debe tener la certeza del escrupuloso cumplimiento de los plazos, conociendo y controlando los puntos críticos en los que puede tener lugar una demora.

Por último toda la información del proceso tiene que integrarse con varios sistemas: el registro de entradas y salidas, la Web del portal del licitante, nuestros sistemas de gestión, registros públicos, etc.

Los Beneficios Empresariales obtenidos pueden resumirse en:

Reducción de errores humanos.

Generación de documentación automática y firma electrónica.

Eliminación del papel.

Control de fechas y alarmas de tareas críticas.

Integración con otros sistemas.

Rápido Retorno de la Inversión.

 

“Toda esta problemática nos hizo plantearnos la compra de una solución tecnológica que nos pudiera ayudar a gestionar estos procesos sin aumentar nuestros recursos humanos actuales y que en un futuro pudiera utilizarse en la gestión de otros procesos desarrollados en la empresa bajo una misma tecnología, como los relativos a calidad y control de reclamaciones que para nosotros también son muy importantes”.

“Ahora disponemos en cada contratación de un Cuadro de Mando para controlar cada expediente. Este cuadro de mando incluye: Planificación del expediente, acceso a la documentación del mismo, referencia a los licitadores, información sobre las mesas de valoración. Todo de un vistazo”.

“El uso de la solución AuraPortal nos ha permitido gestionar paralelamente multitud de contrataciones, con la seguridad de que todo está saliendo correctamente y en plazo. Además hemos conseguido que el 90 % de la documentación que acompaña el proceso sea generada de forma automática por el sistema, con el alivio que eso ha supuesto ennuestra carga de trabajo, amén de poder usar la firma digital y reducir el uso del papel. Nos ha permitido así mismo mantener un registro de E/S digital, que nos está llevando a reducir considerablemente los registros en papel”.

“En resumen, el Proyecto ha supuesto un gran éxito”.

Alfonso de Carlos Muñoz – Gerente

“Otro aspecto muy importante para nosotros era aumentar la productividad, calidad y economía en los procedimientos de trabajo así como en el uso y gestión de los documentos con una solución que permitiera el uso de la firma electrónica, así como la sustitución del expediente tradicional en soporte papel por el expediente digital que facilite la normalización y la organización documental”.

“Una de las aportaciones importante al proyecto ha sido la ayuda recibida por PFS Grupo tanto para poder agilizar nuestros procesos antes de automatizarlos, como después desarrollándolos sobre la herramienta y haciendo que se adapten a nuestra forma de trabajo y a la legislación que los regula”.

Beatriz García Álvarez - Dirección Área Jurídica