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Proyecto BPM
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Instituto del Niño y Adolescente del Uruguay (INAU) |
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URUGUAY |
Sector Administración Pública |
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DESCRIPCION |
RETO |
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INAU, tiene como misión garantizar el ejercicio efectivo de la ciudadanía de todos los niños, niñas y
adolescentes del Uruguay, como corresponde a su calidad de sujeto pleno de
derecho.
El INAU posicionado como rector de políticas destinadas a promover, proteger
o restituir los derechos de niños, niñas y adolescentes, articulado en un
Sistema Nacional de Infancia, en el marco de la Doctrina de Protección
Integral.
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El INAU, a través del programa INFAMILIA del Ministerio de Desarrollo Social (MIDES), necesitaba una solución a los problemas de organización institucional y re-ingeniería de los procesos.
El organismo requería un proyecto que reorganizara la situación institucional, modelara nuevos procesos de trabajo e implantara un Sistema de Gestión Documental. Sumado a esto se observaba la necesidad de rediseñar los procesos claves y elaborar un Plan Director de Procesos, Sistemas y Tecnologías.
En el área del personal también se hacía forzosa una modificación a través de la elaboración de un Plan de Desarrollo de Recursos Humanos combinado con un Plan de Capacitación y la preparación de un servicio de soporte tecnológicamente apropiado.
Por otro lado, el INAU precisaba mejorar el flujo de información entre las diferentes áreas, usuarios y operadores de la Institución para contribuir a una mejor comunicación.
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RESULTADO |
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Se creó un proyecto orientado al desarrollo de los procesos y las competencias del INAU, elementos imprescindibles para el correcto cumplimiento de la misión y los cometidos del Instituto y el programa INFAMILIA.
A través del BMPS Apia, STATUM brindó una solución “all in one” capaz de apoyar la Reingeniería de los procesos clave, una correcta gestión de Expedientes y Resoluciones, demanda y respuesta de actividades, y al personal técnico y operativo capacitado para su uso.
Resultó pertinente implantar una solución que aportara las herramientas útiles para el impulso tecnológico y que auxiliara en el perfeccionamiento de la gestión.
Se inició un plan que en su primera etapa se dirigió a asesorar al INAU en el proceso de reorganización institucional a través de un análisis global de la situación del Instituto.
El objetivo se orientó a detectar problemas e identificar qué procesos deberían ser diseñados, automatizados y gestionados con Apia.
Una vez reconocidos los problemas, se emprendió la elaboración de un Plan de Capacitación con el afán de formar al personal con los conocimientos necesarios para afrontar los cambios en los procesos.
Del mismo modo se debió iniciar un proceso de adaptación para que los usuarios se adecuaran a los usos y modos de administración de las nuevas herramientas de gestión, tecnologías y sistemas.
Sumado a esto, también se consideró apropiado instalar una solución que permitiera un eficiente intercambio y manejo de información derivada de los distintos sectores del Instituto así como la implantación de adecuados sistemas de verificación, monitoreo y control.
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• Solución global
Apia automatiza las rutinas de trabajo, implanta un Sistema de Gestión Documental y permite monitorear constantemente la actividad.
• Más organización
Los procesos se ordenan y por ende, la gestión se realiza en tiempos menores y con más eficacia. La Institución se reorganiza.
• Comunicación
Las tareas de unión y suministro de información se simplifican lo que contribuye a una mejor comunicación entre las diferentes áreas de la organización.
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