El flujo más complejo y por el que se empezó a desarrollar fue el proceso de oferta. Se ha simplificado la generación de ofertas de tal forma que los usuarios colaboran para generar el documento del presupuesto. En primer lugar, la petición de la oferta se recibe en la empresa a través de múltiples canales. Independientemente del canal utilizado, el empleado que recibe el encargo inserta la petición en el sistema. Entonces el encargado del área recibe una notificación de que tiene un presupuesto pendiente de realizar. En el entorno web, introduce los conceptos, precios y condiciones del presupuesto. El sistema contiene el catálogo de los productos y servicios que se venden y facilita al usuario el introducir los datos. Usando AJAX en el desarrollo de la aplicación ASP.NET, el sistema guía al usuario con el método de asistentes. Una vez generado el cuerpo del presupuesto, la tarea pasa a Gerencia, donde se genera automáticamente el documento PDF. Si Gerencia acepta el presupuesto, se firma digitalmente el documento para impedir su modificación y asegurar la veracidad de la información. En este punto, el departamento de Administración es el encargado de hacer llegar el presupuesto al cliente mediante el canal establecido, y debe recoger la resolución.
Si el cliente decide aceptar el presupuesto se inicia el proceso para planificar las tareas presupuestadas y enviarlas a los distintos técnicos que realizarán los ensayos, mediciones y demás actividades necesarias. Por último, recalcar que los informes que se generan al cliente también son firmados digitalmente ya que la información que contienen no puede ser comprometida o falseada.
Los procesos que han sido implantados son:
• Gestión de ofertas y presupuestos con firma digital.
• Recogida de muestras, realizaciones de ensayos y generación de informes con firma digital
• Gestión de vacaciones
• Gestión de calibraciones y mantenimientos de maquinaria
• Formaciones a empleados
• Titulaciones y capacitaciones técnicas de empleados
• Publicación de informes a clientes y consulta de expedientes
• Sugerencias y mejoras
• Gestión de compras
Aún a día de hoy, el sistema se alimenta de un proceso de mejora continua. Se añaden nuevos procesos y se cambian los flujos de trabajo por otros más adaptados a las necesidades de los empleados. Sus impresiones son muy importantes para que el sistema sea útil y eficaz. La dirección de la empresa se asegura que toda la documentación generada en la empresa se almacena en una biblioteca documental interna. Además, toda esa información se genera en base a las plantillas y a la hoja de estilos de la empresa. Mediante un panel de mandos, se consultan las estadísticas de los procesos y se muestran los indicadores empresariales. Los clientes reciben los presupuestos en formato PDF y firmado digitalmente. Pueden realizar el seguimiento de sus proyectos a través de un portal de usuario donde recogen los informes técnicos que ha generado Ensatec y también pueden acceder a noticias y a un historial de facturación. De esta forma, pueden acceder a los informes en el mismo momento en el que se generan en el laboratorio.
La gestión financiera y contable se realiza mediante la conexión a Microsoft Navision. La información contable puede ser utilizada en mitad de los procesos para tomar decisiones económicas. Los empleados acceden a la información contenida en el sistema ERP a través de un entorno web que facilita su uso y no permite modificaciones que no pasen a través de los procesos establecidos. K2 BlackPearl mediante el uso de los smartobjects permite una total integración con la familia de productos Microsoft Dynamics y los servicios web. Éste precisamente ha sido el método elegido para sincronizar la información recogida en la aplicación de gestión de procesos con el ERP Microsoft Dynamics NAV.
Como infraestructura tecnológica de procesos se eligió K2 BlackPearl. En Dacartec nos sentimos muy orgullosos de esta herramienta y de ser partners de K2 desde 2007. K2 BlackPearl ha demostrado ser un producto fiable y muy integrado con la plataforma de Microsoft. Los procesos diseñados en la fase análisis han podido ser implantados de forma sencilla en el entorno de K2 BlackPearl. Gracias al entorno gráfico y la integración con Visual Studio 2005, los procesos son autónomos y se han integrado a la perfección con la base de datos SQL Server 2005.
Los usuarios de la empresa ya contaban con una cuenta en Active Directory y se utilizan las mismas credenciales en el entorno de procesos. Esto permite que se realicen auditorías a posteriori y que la seguridad del sistema haya podido ser implantada de una forma homogénea y centralizada.
La biblioteca documental ha sido implantada con Windows Sharepoint Services 3.0. La versión gratuita de este afamado producto de Microsoft se integra perfectamente con los flujos desarrollados en K2 BlackPearl y ha permitido gestionar los documentos de la empresa en el entorno Office 2007. Gracias a la integración de Office 2007 con SharePoint, los usuarios actualizan en línea los documentos sin tener que guardar la información en su equipo local. Esto permite que los documentos se centralicen en el repositorio de documentos y no se pierda ninguna información. Por último, se ha agregado la conversión automática de documentos al sistema PDF (Portable Document Format) para entregar al cliente los documentos en un formato estándar no modificable.
