Uno de los pilares del sistema es el proceso de generación de ofertas. Gracias a este proceso, las ofertas generadas siguen un mismo modelo y son supervisadas por los distintos delegados. Para estandarizar el formato de documentos que tienen como origen Hispánica Prevención, se ha implantado un modelo complejo de generación de ofertas en las que el sistema automáticamente genera un documento Microsoft Word con los datos registrados de la oferta. Al mismo tiempo, el documento queda registrado en la biblioteca documental de SharePoint. Para la gestión de los procesos de oferta, intervienen los delegados de cada delegación, el gerente de la empresa (si el importe de la oferta supera un determinado umbral) y administración. Cada uno de estos roles juega un papel importante en el proceso de la oferta. Los delegados de la delegación son expertos en generar la oferta y determinar las necesidades del cliente. Ellos inician el proceso de oferta y rellenan los datos en el sistema, el cual genera el documento de oferta automáticamente. El gerente de la empresa supervisa los contratos importantes y da luz verde para su envío al cliente por correo electrónico. Entonces, administración es la encargada de introducir en el sistema la decisión de los clientes sobre la contratación. Si es correcta, el flujo del proceso envía la información a los delegados para que planifiquen las tareas que se tienen que llevar a cabo.
Además de la generación de ofertas, se ha modelado mediante procesos la gestión de las visitas a obra, la planificación de las tareas a realizar, la gestión de las vacaciones y la realización de informes. En total se han implantado 8 procesos empresariales y a día de hoy siguen creciendo.
La dirección de la empresa accede al panel de mandos, controlando los movimientos diarios que se realizan en la empresa. Cuando se informatiza no únicamente los datos generados en la empresa si no la forma de trabajar y la ordenación en el tiempo de las tareas, se añade a la información clásica de la empresa (datos de oferta, importes, datos de cliente…) la información derivada del trabajo realizado. Es decir, se agrega la información de las personas que han realizado el trabajo, cuándo lo hicieron y cuando se tardó. De esta forma, se pueden crear paneles de mandos que combinen información externa e interna de la empresa y analizar el rendimiento de los trabajadores.
Gracias al esfuerzo que ha realizado la empresa, los trabajadores destinados a las obras, introducen los datos que dicta el sistema de calidad integrado en los procesos. Se ha aumentado la productividad de la empresa y la calidad del servicio ofrecido ya que los empleados pueden realizar todas las tareas necesarias tanto en la empresa como en su hogar necesitando únicamente conexión a internet y un navegador. En este aspecto, Hispánica Prevención hizo un esfuerzo notable para dotar a sus empleados con conexión de banda ancha y escáner de documentos en sus hogares. Es importante recalcar que toda la información es digitalizada o generada automáticamente en el sistema reduciendo el uso de papel y manteniendo un orden en la biblioteca de documentos.
Los clientes de Hispánica Prevención tienen una cuenta de usuario en el sistema que les permite acceder a los informes mensuales y a las visitas en materia de prevención y seguridad que han realizado los técnicos a las obras. Estas cuentas de usuario están limitadas y no intervienen en los procesos internos, pero estamos seguros que en un futuro se podrá implicar al cliente en la empresa de tal forma que pueda intervenir en los procesos.
Como infraestructura tecnológica de procesos se eligió K2 BlackPearl. Los procesos diseñados en la fase análisis han podido ser implantados de forma sencilla en el entorno de K2 BlackPearl. Gracias al entorno gráfico y la integración con Visual Studio 2005, los procesos son autónomos y se han integrado a la perfección con la base de datos SQL Server 2005. Los usuarios de la empresa ya contaban con una cuenta en Active Directory y se utilizan las mismas credenciales en el entorno de procesos. Esto permite que se realicen auditorías a posteriori y que la seguridad del sistema haya podido ser implantada de una forma homogénea y centralizada. La biblioteca documental ha sido implantada con SharePoint Services 3.0.
La versión gratuita de este afamado producto de Microsoft se integra perfectamente con los flujos desarrollados en K2 BlackPearl y ha permitido gestionar los documentos de la empresa en el entorno Office 2007. Gracias a la integración de Office 2007 con SharePoint, los usuarios actualizan en línea los documentos sin tener que guardar la información en su equipo local. Esto permite que los documentos se centralicen en el repositorio de documentos y no se pierda ninguna información. Por último, se ha agregado la conversión automática de documentos al sistema PDF (Portable Document Format) para entregar al cliente los documentos en un formato estándar no modificable.
