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Proyecto BPM
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Escuela Colombiana de Ingeniería |
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COLOMBIA |
Administración Pública |
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DESCRIPCION |
RETO |
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La Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito www.escuelaing.edu.co, es una Universidad de carácter tecnológico dedicada a la formación integral de personas con alta preparación científica, técnica y humanística, caracterizadas por su compromiso ético y su espíritu de solidaridad social.
Actualmente ofrece ocho programas profesionales, seis de los cuales cuentan con acreditación de alta calidad. En el campo de la investigación, en la institución se han conformado 22 grupos reconocidos por Colciencias. Cuenta con 477 profesores y más de 5.000 estudiantes, en las áreas de pregrado y posgrado, y 7 edificios construidos en medio de un campus de 27,5 hectáreas.
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El ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano, MBA, Vicerrector Administrativo y Financiero de la Escuela Colombiana de Ingeniería explica el alcance del proyecto:
“Requerir un bien o un servicio implica pasar por diversas áreas de la organización, y muchas veces estas solicitudes se desvían en el camino, se desvirtúan o definitivamente se pierden. Por esta razón, la Escuela Colombiana de Ingeniería pretendía reducir significativamente el número de quejas por solicitudes incorrectamente atendidas y además tener a la mano una herramienta que le permitiera saber si su compañía está siendo ineficiente en la administración, si tiene la gente necesaria o si las funciones están bien distribuidas”.
"La Escuela Colombiana de Ingeniería, como cualquier otra organización, no es ajena a la problemática citada y a la necesidad de tener unos trámites eficaces, eficientes y monitoreables. Por eso, decidimos empezar a mediados del año pasado este proyecto".
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RESULTADO |
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“Para ello, después de documentar procesos, estandarizados y optimizados, se evaluaron 8 proveedores. Seleccionamos el BPMS AuraPortal porque siendo uno de los más importantes del mercado y que están utilizando grandes multinacionales, fue el único con el que nos permitía poner en marcha el proyecto en un tiempo record”.
"El objetivo del proceso de Compra de Bienes y Contratación de Servicios es lograr un acuerdo entre las diversas áreas acerca de qué información es necesaria para iniciar un trámite, por cuáles instancias de aprobación o verificación debe fluir, cuáles son los límites de atribución, qué resultado final debe generar, qué rastros debe dejar. Estos procesos, documentados de manera estándar, implican que las diversas instancias se pongan de acuerdo sobre esos procesos, pues a menudo surgen visiones distintas sobre cómo proceder, o posiciones defensivas que buscan defender instrumentos de poder y control, o por el contrario, significa que las personas queden formalmente como responsables de algún paso del proceso que habían querido eludir."
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El ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano, explica: "Gracias a las especiales características de AuraPortal, la duración de la implantación del proceso se realizó en tan solo 2 meses."
"La puesta en marcha de AuraPortal BPMS facilita que los trámites -procesos- fluyan sin tropiezos a través de las distintas áreas funcionales, para generar un servicio excelente a clientes internos y externos, con la posibilidad de monitorear cada paso, para seguimiento y para mejoramiento continuo."
"Mediante AuraPortal, además de procesos efectivos, se consigue menor consumo de papel, documentación ordenada, trazabilidad y, especialmente, mayor grado de satisfacción de nuestros clientes, llámense decanos, estudiantes, profesores, padres de familia o proveedores", asegura el Vicerrector Mosquera.
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