Una vez realizada la evaluación de los oferentes, la empresa uruguaya STATUM con su producto Apia fue adjudicada ganadora. El proyecto entró en producción en junio de este año y los funcionarios del banco están recibiendo la capacitación presencial y on-line (por medio de www.statum.org).
Apia, la solución BPMS implementada,cubre el ciclo completo para el modelado, automatización, gestión, y optimización de procesos de negocio, de cualquier tipo de industria. Permite obtener grandes aumentos de productividad en organizaciones en las que las personas tienen un rol preponderante, tiene una de la mejores relaciones precio-beneficio del mercado, y uno de los "time to market" más cortos. Además, sus antecedentes fueron acreditados al poseer instalaciones de gran porte de varios miles de usuarios en importantes clientes en Latinoamérica líderes en sus respectivos sectores.
La puesta en producción se realizó el 22 de mayo de 2009. En líneas generales el proyecto incluyó un paquete de software que permite el uso por parte de al menos 600 funcionarios. Está previsto habilitar el uso a 100 usuarios externos del sistema financiero y un número indeterminado de personas sin nominar que realizan consultas desde fuera de la institución.
Más de 600 usuarios del BCU están siendo capacitados en Apia, herramienta destinada a digitalizar las formas documentales, aumentar la seguridad y lograr la democratización de la información en el BCU
Además de la forma documental Expediente Electrónico se modelaron las formas documentales Memorándums, Notas y Oficios.
Si bien el primer interesado en aplicar el sistema de expediente electrónico fue la Superintendencia de Servicios Financieros (SSF), el prototipo presentado unos meses después de la licitación interesó a la Gerencia de Servicios Institucionales, que tomó el proyecto y buscó expandirlo a otras oficinas del BCU. Actualmente esta Gerencia es la que está llevando adelante el proyecto.
