El gigante minorista METRO utiliza Livelink BPM Server para sus procesos de control de facturas. Perfectamente integrado con Microsoft Outlook, esta solución de Open Text asegura que todo vaya con exactitud, desde su envío hasta su liquidación en SAP.

Organización

METRO Group es el tercer grupo mayorista y minorista más grande del mundo. Opera con éxito en 30 países diferentes, en casi 2.500 localidades con más de 240.000 empleados. Las seis divisiones de venta de METRO Group trabajan de forma independiente en el mercado con sus propios conceptos de venta específicos: Metro/Makro Cash & Carry (líder mundial en el mercado de ventas al por mayor con autoservicio), Real hypermarkets, Extra SupermarketsMedia Markt y Saturn (centros de electrónica de consumo líderes en Europa), Praktiker (mejoras en el hogar), los centros DIY y la Galería Kaufhof (grandes almacenes).

Hoy en día Metro Cash & Carry (Metro CC D) tiene funcionando 547 almacenes de venta al por mayor en 28 países y es el nº 1 de los autoservicios mayoristas en el mundo. Metro Cash & Carry es la filial que más beneficios reporta del grupo METRO y emplea a cerca de 72.0000 personas. Las oficinas centrales y la junta directiva están ubicadas en Düsseldorf (Alemania).

Situación

La cadena de logística para la entrega de mercancías en Metro CCD se refleja en las facturas recibidas por servicios, equipos y trabajo de construcción. Desde las facturas de los comerciales a las declaraciones de impuestos – todo necesita estar aprobado y verificado antes de ser liquidado dentro de los periodos de rebajas.

“Estábamos buscando una solución extensible y rentable para nuestros procesos de verificación de facturas que fuera compatible con nuestros principales módulos SAP y, de manera más importante, que estuviera perfectamente integrado con Microsoft Outlook ya que nuestros empleados están familiarizados con esta aplicación”, explica el Director de Proyectos de Contaduría y Finanzas de Metro CC D.

Solución

Livelink Business Process Management (BPM) Server de Open Text es perfectamente apropiada para este concepto. La solución proporciona una infraestructura para gestionar órdenes de servicios y equipo de trabajo a través de un proceso de aprobación de varias etapas. El sistema coordina las órdenes con las facturas recibidas – un total de más de mil al día.

Buscando mejorar los flujos de trabajo dentro de la organización, los directivos de Metro CC D se reunieron con el equipo de Open Textpara desarrollar dos nuevas funcionalidades: un nuevo método para liberar órdenes y un método para aprobar gastos de viaje para más de 40.000 viajes de negocio al año que realizan.

El sistema resultante NRE/2 – en Metro CCD se trata de una combinación sofisticada de SAP, archivado electrónico y Livelink BPM Server – está vinculado a Microsoft Outlook.Inicialmente, se realiza un envío desde SAP con los pagos bloqueados y después se gestiona de forma orientada a procesos. Todas las facturas son escaneadas centralmente al recibirse y posteriormente se lleva a cabo la verificación del proceso c sin los documentos en papel. Si una factura es rechazada o si necesita ser corregida, Livelink BPM Server automáticamente envía al proveedor un email cuando es posible, o de ser necesario, una carta tradicional. Si toda la información es correcta, el sistema de verificación automáticamente liberará el bloqueo del pago,debido a un proceso de aprobación diferenciado y el pago se enviará al proveedor. Dependiendo de la cantidad facturada, la liberación de pagos pasará por 3 posibles instancias: reducción parcial, asignación al centro de costes, o transferencia de costes a un departamento diferente dentro de la compañía. Cualquiera de estos cambios permitidos es enviado automáticamente a SAP.

Beneficios

Actualmente, todos los pasos de aprobación de facturas son monitorizados, y como con todos los procesos relacionados, los empleados son responsables por la verificación de las facturas y son informados del status de los procesos por la solución de Open Text a través de un correo electrónico personal.Esto significa que la probabilidad de un descuento que no se halla aplicado ahora es prácticamente nula. Igualmente de importante es la función integral de entrada al sistema. “Nos protege de reclamaciones anteriores”, explica el Director de Proyecto.

Las funcionalidades del pago de los gastos de viajes y de las órdenes se espera que se lleven de forma tan integral como el proceso de control de facturas. El método de liberación de órdenes ya ha sido habilitado para prevenir situaciones – aunque no frecuentes- de que una factura correcta sea enviada como una orden que no ha sido aprobada todavía.

Para una cadena internacional como Metro CC D el tema de los gastos de viaje es muy importante. Actualmente, los supervisores pueden procesar visible y eficientemente 40.000 solicitudes anuales al organizarlas por persona o centro de costes. La mayor parte de estos esfuerzos administrativos pueden ser ahora completados electrónicamente.

“Gracias a Livelink BPM Server, nuestros procesos son más rápidos y transparentes, ya que cada miembro del equipo está ahora involucrado. Esto nos permite ahorrar una gran cantidad de tiempo y aumentar significativamente la fiabilidad. Los datos son ingresados en el recibo – esto es esencial para el balance financiero”, concluye el Director del Proyecto.