Hospital de la Santa Creu i Sant

• Cada año atiende a más de 34.000 enfermos ingresados y más de 150.000 de urgencias.En las consultas externas se visitan cada año más de 300.000 personas y en el Hospital de díase atienden a más de 60.000 usuarios.
• Dispone de 109 puntos de Hospital de día, 619 camas de hospitalización y 20 quirófanos que dan servicio a un área de influencia de cerca de 300.000 personas.
• Sant Pau está formado por una comunidad de 2.850 profesionales con una alta actividad de Investigación y Docencia.
• Nuestra misión es ser un hospital de referencia, abierto a la sociedad y a su entorno sanitario, centrado en las personas.

Intranet de Sant Pau

• 1999. Se comienza a trabajar en la intranet como canal de comunicación entre el hospital y sus profesionales. Difunde información a los trabajadores.

• 2002. El portal se hace accesible desde las 2000 estaciones de trabajo, con una red de 160 editores y 20 publicadores, repartidos en 77 áreas y servicios del hospital.

• 2003. El portal se convierte en unportal corporativo en coherencia con las nuevas necesidades de la organización y la visibilidad de la información corporativa.

Nuevas necesidades

• Transformar el actual portal de Empresa, basado en el gestor de contenidos en una infraestructura de servicios que integre las diferentes aplicaciones.
• El nuevo portal deberá de ser un espacio para ordenar los documentos, recursos y aplicaciones corporativas y también las de uso particular de servicios clínicos.
• El portal ha de ser la plataforma de comunicación y gestión de contenidos de cada una de las actividades principales desarrolladas en la organización:
• Asistencia
• Docencia
• Investigación
• Gestión del patrimonio

Requerimientos Básicos

• Crear un único punto de acceso a todos los recursos de la organización.
• Organizar todos los contenidos y documentación del hospital.
• Disponer de un diseño personalizado, con acceso y tratamiento de la información, páginas, documentos y contenidos a varios niveles y según sistema de roles.
• Gestionar la comunicación a los diferentes niveles organizativos.
• Potenciar la gestión del conocimiento en la organización, gracias al trabajo en equipo mediante herramientas de trabajo colaborativas.
• Integración de aplicaciones disponibles en la actualidad con interfaz Web.
• Autonomía interdepartamental, según permisos y autorizaciones.

Gestión de contenidos

El hospital de Sant Pau, debe disponer de :

• Autonomía de los servicios y departamentos en la aportación de contenidos. Mediante un sistema de usuarios y permisos, se debe poder personalizar la vista de la intranet para los roles o grupos de usuarios definidos.
• Se debe permitir introducir, editar y revisar, y aprobar (según los permisos asignados) los contenidos de cada uno.
• Deben existir Plantillas para la entrada de contenidos en diversos diseños que permiten integrar documentos, bases de datos, imágenes...
• Soporte a cualquier estructura de contenidos. Se debe poder escoger en qué portal o página aparecerá el contenido y soportar la gestión de categorías de contenidos, así como la relación de contenidos entre sí.

Requerimientos funcionales

Gracias a la nueva intranet, el usuario debe:

• Encontrar fácilmente la información, poder gestionarla, crearla y publicarla.
• Disponer de un entorno de trabajo integrado, accediendo desde un único punto Web a todas sus aplicaciones.
• Tener unacceso personalizado al tipo de contenido que pueden editar.
• Trabajar en un entorno seguro, organizado y personalizado.
• Trabajar en equipo, visualizando sus tareas y las de su grupo de trabajo que aún están pendientes.

Requerimientos técnicos

• Estructura flexible para crear e integrar espacios específicos de manera autónoma y sin programación, hechos a medida para cada colectivo del hospital.

• Facilidad para identificar todo tipo de contenidos, con mantenimiento autónomo. Búsqueda intuitiva de contenidos. (menús de navegación automáticos, mapa Web dinámico, categorización de los contenidos y potente buscador.

• Herramienta de workflow de fácil uso y configuración.

• Posibilidad de integración completa con las herramientas del hospital.

Administración y mantenimiento

• El Hospital debe disponer de autonomía para gestionar y desarrollar la Intranet, sin necesidad de acudir a personal técnico, externo.

• Aspectos como la creación de entornos, páginas, incorporar aplicaciones y enlaces, definición de roles, niveles de acceso a las funcionalidades, variar roles o permisos de los usuarios... se deben poder realizar en cualquier momento (antes, durante y después del proyecto de implantación).

• Escalabilidad y extensibilidad: necesidad de poder ampliar el portal con nuevas funcionalidades,

Solución tecnológica

El Portal se ha construido con las herramientas de portal (CollagePortal®) y ECM (ContentManager®) de la plataformaPolymita Business Suite, que está concebida como una infraestructura de servicios que integra aplicaciones, contenidos y procesos a nivel organizacional, departamental, y personal.

Polymita Business Suite integra lagestión y automatización de procesos (BPM) con la de contenidos empresariales (ECM), permitiendo su publicación e integración con uno o varios portales, intranets o extranets.

La solución permite gestionar los siguientes entornos:

• Gestión de contenidos.
• Gestión de portales como intranet, extranet o portales Web.
• Gestión documental.
• Gestión y automatización de procesos.

Resultado: gestión hospitalaria más eficaz

• Acceso rápido, seguro y personalizable a la información.
• Descentralización de la gestión de la información. Autonomía de los servicios y departamentos en la aportación de contenidos.
• Facilidad de la edición y publicación de contenidos.
• Centralización del repositorio de documentación institucional. Organización de contenidos ahora dispersos y su fácil acceso.
• Mejora del trabajo interdepartamental.
• Usabilidad optimizada. Reconocimiento de usuarios por LDAP.
• Páginas y entrada de contenidos intuitivas y fáciles de usar por los usuarios.
• Refuerzo de la comunicación y difusión de información en la organización. Comunicación ágil y directa con todo el personal del hospital.
• Diseño atractivo que consolida la imagen del Hospital Sant Pau.
• Automatización de flujos de trabajo

Siguientes pasos

• Incorporación progresiva de nuevos workflows en la Intranet (solicitud de vacaciones, solicitud de contratación de personal etc.)

• Incorporación de nuevos servicios a las personas (acceso al recibo de nómina, consulta de incidencias etc. )

• Creación de nuevos portales con CollagePortal® y ContentManager®(Webs departamentales)

• Migración de la Web externa a CollagePortal® y ContentManager®