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A finales de 2003 la Junta de Castilla y León inicia el ambicioso proyecto Pérsigo, con el objeto de conseguir un sistema de gestión de RR.HH. integrado con el resto de sistemas de la comunidad autónoma, que diera cobertura tanto al colectivo de administración general( más de 22.000 empleados), como al personal docente (más de 31.000 empleados) y sanitario (más de 28.000 empleados) y que supusiera un punto clave enla gestión de los empleados facilitando la comunicación Empleado - Administración. La cobertura de los tres colectivos en un solo sistema configuraba a Pérsigo como un proyecto único hasta la fecha en España dando cobertura a más de 80.000 empleados eimplicando a cerca de 3.000 usuarios distribuidos en alrededor de 400 localizaciones de trabajo dentro de la Comunidad Autónoma de Castilla y León.
La Junta de Castilla y León confió la base tecnológica de este proyecto aARION Grupo de Tecnologías Avanzadas, proveedor del ERP BAS (Business Automation System) con numerosas referencias a nivel nacional e internacional con una fuerte presencia en el área de los recursos humanos, conuna solución horizontal multisectorial BAS ERP y con soluciones verticales adaptando BAS ERP a sectores concretos de actividad donde una solución horizontal no contempla toda la riqueza funcional necesaria: Construcción (BAS PCM), Trabajo Temporal y Servicios (BAS SVM), etc.
Entre los elementos claves para esta elección estaban la exposición de la plataforma a un número considerable de escenarios diferentes y volumen de usuarios, eliminación de los desarrollos de localización al ser un ERP Español en origen, y sobre todo que BAS conjugabalo positivo de un ERP genérico, en cuanto a plataforma tecnológicaevolución tecnológica y funcional del producto, con la experiencia en la construcción de soluciones verticales sobre la base de BAS ERP consiguiendo lamáxima riqueza funcional para el sector de actividad tratado. Con el proyecto Pérsigo y fruto de la experiencia atesorada por ARION durante años en el desarrollo de sistemas parala gestión de los recursos humanos, naceen este caso la solución vertical para la Gestión Integral de los Recursos Humanos en la Administración Pública BAS GHR que hoy en día soporta la actividad diaria de la gestión de recursos humanos de la Junta de Castilla y León.
Para abordar la problemática recogida en el proyecto Pérsigo ha sido necesario gestionar de forma casi simultánea desde su concepción un proyecto de implantación de un ERP con un proyecto BPM:
- Con la implantación de BAS ERP se conseguía una plataforma que homogeneizaba el trabajo de los diferentes colectivos y de los diferentes departamentos implicados en la gestión,posibilitando la captura única del dato, y haciendo disponible la información de gestión a todos los niveles y de acuerdo a los estándares de seguridad establecidos en la organización.De esta forma se pasa a un esquema en el que a través de un sistema centralizado se gestiona toda la información y se da cobertura a todos los colectivos e implementa una gestión integral de los recursos humanos abordando la siguiente funcionalidad:
- Estructura Orgánica, Plantillay Relación de Puestos de Trabajo.
- Expediente Administrativo y Registro de Personal.
- Nómina y expediente económico.
- Acceso, ProvisiónyContratación Temporal.
- Formación.
- Prevención, Evaluación de Riesgos Laborales y Salud Laboral .
- Relaciones Laborales.
- Acción Social.
- Simulación y Presupuestación.
- Portal del Empleado.
- Se hizo de vital importancia para Pérsigo llevar en paralelo un proyecto BPM que permitiera gestionar ordenadamente el trabajo del alto número de usuarios implicados en la gestión, la complejidad de los flujos de información necesarios para completar adecuadamente las diferentes tareas administrativas que componen la gestión integralde personaly la necesidad de adaptar procesos inicialmente pensados para un esquema totalmente descentralizado y con una menor conexión entre departamentos y unidades de personal.
BAS BPMS En el proyecto Pérsigo de la JCYL
Al abordar este proyecto BPM nos encontramos con elementos característicos de la Administración Pública:
- Los procesos estaban altamente normalizados y reglamentados. El trabajo a realizar se centró en una revisión de procesos para su adaptación del anterior esquema descentralizado y poco comunicado a un esquema centralizado y con unaintegración total.
- El cambio de los procesoses mucho más rígido que en el sector privado, por lo que habría ventajas de llevar a cabo la implantación de un proyecto BPM, como la adaptación rápida a cambios, que no se aprovecharían en su totalidad.
Y con características específicas de esta implantación:
- La integración entre la herramienta de automatización de negocio y el ERP debía ser total, dado que los usuarios iban a ser expuestos a un proyecto de implantación de ERP y un proyecto BPM simultáneamenteno se podían correr riesgosde complejidad de uso y escasa integración entre las dos herramientas.
Tras la evaluación de múltiples alternativas de mercado y dado los condicionantes descritos anteriormente, ARION se decidió por acometer el desarrollo de su propia herramienta de diseñoy automatización de procesos de forma que la integración Usuario-WF-ERP fuera máxima. De esta forma se concibió BAS BPMS, actualmente lo componen los siguientes elementos:
BAS WF Designer: Herramienta para realizar el diseño de Procesos de Negocio:
- Inspirada en la notación BPMN con facilidad de uso tanto para el Analista de procesos como para los Arquitectos de procesos. Contempla las actividades estándar en un diseñador de flujos de trabajo (Eventos de Inicio, Fin, tareas, subprocesos, decisiones, timer ...)
- Facilitala reutilización de procesos como subprocesos en la definiciónde nuevos procesos.
- Permite integrar transaccionesde BAS ERP,facilitando su personalización dependiendo de la actividad de WF en el que sea utilizado, aislando totalmente la lógica de la transacción de la necesaria para automatizar los procesos de negocio. Cada diálogo del ERP se convierte así en un diálogo parametrizado y con un comportamientoad-hoc para cada actividad del proceso.
- La gran integración BAS ERP y BAS BPMS junto a que el propio entorno de desarrollo de BAS ERP está muy orientado a negocio, hace que la herramienta sea de gran utilidad para analistas de negocio y para arquitectos de software y que proporcione unos tiempos de desarrollos bastante pequeños para un nivel de acabado e integración considerables.
- Implementa un completo control de versiones de definición de procesos que permite gestionarordenadamente los cambios realizados en la definición de procesos y en su puesta en explotación o automatización.
BAS WF Engine: Los procesos diseñados con BAS WF Designer son automatizados porBAS WF Engine, Motor de Automatización de Procesos de negocio que se integra estrechamente con el ERP BAS:
- Contempla una interfase para el usuario que le permite una fácil gestión de las tareas a realizar de forma cotidiana.
- Incluye un sistema de gestión documental propio aunque permite la comunicación con otrossistemas de gestión documental y de firma electrónica mediante tecnología SOAP –web services-.
- Provee servicios para iniciar procesos desde BAS ERP y aplicaciones externas.
BAS WF Process Manager: Incorpora funcionalidad que permiteel control desde el punto de vista del gestor de procesos monitorizando el estado de avance de cada instancia de proceso.
En la actualidad en la JCYL se gestionan con BAS BPMS más 60 procesos estándar que han podido derivar en un número considerablede variantes de procesos específicos en la implantación,generándose un flujo de más de 50.000 tareas al mes. Gran parte de estos procesos son instanciados automáticamente por el sistema convirtiéndose el binomio BAS ERP/BAS BPMS en un verdadero motor de generación de actividades de procesos de negocio para la organización: Los procesos de selección y provisión de personal una vez finalizados inician automáticamentelos procesos para los trámites administrativos para incorporación de las personas a los puestos adjudicados. Los actos de reconocimiento de trienios y grados son automáticamente generados por el sistema...
El portal del empleado se configura como la vía de comunicación natural del empleado público con BAS ERP y BAS BPMS permitiendo al empleado consultar información, entre otros su expediente administrativo, recibo electrónico de nómina, estado de los diferentes procesos selectivos y de provisión, información de plantillas y relación de puestos de trabajo y siendo un punto que facilita la autogestión del empleado posibilitando el registro de:
- Modificación de datos personales.
- Solicitudes de participación en procesos de selección y provisión.
- Solicitudes de ayudas al fondo de acción social.
- Solicitudes de Acciones Formativas.
- Formularios de Evaluación de la Formación.
- ...
Esta información introducida por el usuario a través del portal,una vez validada desencadena los correspondientes procesos de negocio en BAS ERP y BAS BPMS.
BAS BPMS se ha confirmado como uno de los pilares del proyecto Pérsigo. En la actualidad la Dirección General de Función Pública de la Junta de Castilla y León gracias a su decidida apuesta por el proyecto y a su voluntad de hacer equipo y contar con la implicación de todos lo usuarios, dispone de un estupendo entorno que le permite:
- Automatizar los flujos de información y garantizar un reparto equitativo de la carga de trabajo entre los múltiples actores implicados en los complejos y numerosos procesos de negocio.
- Tiene conocimiento real y detallado del estado de avance de los diferentes procesos implicados en la gestión integral de su personal, contando con información exacta de, por ejemplo:
- Estado de tramitación de los diferentes expedientes administrativos y expedientes económicos.
- Medidas de rendimiento de las diferentes unidades de personal e identificación de cuellos de botella.
- Cuenta con una gestión documental y de firma electrónica que hace innecesario la información sobre papel, dando un gran paso a la configuración de la e-administración en la comunidad autónoma de la Junta de Castilla y León.
Si bien la integración con el BAS ERP ha sido un puntocrucial para el proyecto Pérsigo,BAS BPMS fue concebida de forma que su uso fuera autónomo y con toda la funcionalidad propia de una herramienta de diseño y automatización de procesos denegociopor lo que ya se han producido nuevos proyectosde implantaciónen ‘solitario’de BAS BPMS.
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