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Situación
Gas Natural S.A. ESP es una empresa dedicada a la distribución y comercialización de Gas Natural en Colombia. Brinda el servicio de gas natural, en combustible doméstico, comercial, industrial y vehicular. Se ha caracterizado a nivel nacional por sus altos niveles de eficiencia y calidad, y por su liderazgo en la utilización de tecnologías de avanzada, las cuales se adoptan en los proyectos de expansión, en la comercialización de nuevos usos del gas natural y en una infraestructura enfocada a la eficiencia y productividad empresarial. Bajo este criterio, en la actualidad la Compañía atiende a más de 1.200.000 clientes con una red extendida de más de 10 mil Kilómetros.
Gas Natural decidió iniciar un proyecto para fortalecer la toma de decisiones en sus procesos de planeación y control, a a través del diseño de una estrategia de Inteligencia de Negocios, que permite mejorar la calidad de la información con un diseño conceptual y un plan de implementación de herramientas analíticas.
Azurian fue la compañía escogida para realizar el acompañamiento y el marco metodológico del proyecto de Inteligencia de Negocios. Para desarrollarlo se incluyeron las siguientes tres temáticas de impacto:
1. El esfuerzo de negocio que identificó las necesidades de información de los usuarios, con las que se diseñó el modelo conceptual. Además, se creó una estrategia para entender y documentar los procesos de toma de decisiones y sus necesidades tecnológicas.
2. El esfuerzo tecnológico que tuvo dos objetivos. El primero se centró en el análisis de las herramientas necesarias para habilitar la estrategia, principalmente la definición de la arquitectura y los posibles proveedores. El segundo analizó las fuentes de información actuales y generó recomendaciones para su preparación con miras al proceso de implementación.
3. El esfuerzo de cambio que fue un entendimiento de la cultura organizacional de Gas Natural donde se definieron los procesos, audiencias y puntos críticos en cuanto a Estructura y Gente.
Solución
El proyecto debe impactar en corto tiempo el proceso de márgenes y tarifas de la Dirección de Planificación y Control de Gas Natural. La fase de diseño es la primera de un proceso extenso de implementación que contempla mejoras en fuentes, desarrollo de ETLs y todos los demás proyecto paralelos que se detonen para cumplir con las necesidades de información del negocio como procesos y cambios organizacionales.
Estrategia de negocio
El proyecto de Inteligencia de Negocios de Gas Natural permite identificar los procesos analíticos, detectar qué información es la que aporta valor y reconocer la sinergia que existe entre la información estructurada y no estructurada dentro de los procesos de planeación y control. Ya que el diseño es bastante extenso y un proyecto de Inteligencia de Negocios debe concebirse como un proyecto modular que se implementa gradualmente, se realizó un ejercicio donde se establecieron aquellos Análisis de información que son más importantes para el cumplimiento de las estrategias corporativas.
Sobre cada uno de los análisis prioritarios se estructuraron los siguientes insumos de diseño:
1. Los datos y documentos que representa la información importante para la compañía
2. Las tareas analíticas que son las que definen la visualización que van a tener los usuarios de la información
3. El contenido de los modelos conceptuales que determina la información que va a almacenarse en la bodega de datos y la manera en que se guarda
4. El diseño de los flujos de control y planeación de cada uno de los Análisis que determina la manera en la organización piensa y toma decisiones
Así las cosas, se realizaron tres diseños diferentes: modelos de la información estructurada, visualización de la información estructurada y modelo de la información no estructurada.
La modelación de la información estructurada es el diseño de la base de datos. Para soportar la información que representa el negocio se hizo un diseño conceptual que representa las necesidades de la información del usuario. El modelo expresa como debe diseñarse el negocio, no solo para cumplir con el contenido de los análisis, sino de acuerdo a lo exigido en las preguntas de negocio.
El diseño del front end parte de las tareas analíticas que conforman los flujos de control y planeación. Para cada una de las tareas analíticas se registraron los datos de información necesarios para llevar el reporte a la implementación física. La información estructurada se montará en una bodega de datos y se analizará haciendo uso de las herramientas reporteadoras.
Para definir la forma en que se hará la gestión de documentos en los Análisis de Gas Natural, fue necesario, por un lado, conocer cual es la información no estructurada que se manipula en la organización y definir sus características físicas, de ciclo de vida y sus atributos; y por otro lado determinar como conceptualmente ésta información se puede clasificar en una o varias estructuras que permitan su administración. La idea es que a través de herramientas de gestión del conocimiento se manejen las facultades de ciclo de vida y motores de búsqueda. Y a través de herramientas colaborativas como son los portales se habiliten las facultades colaborativas.
Estrategia de cambio
Para preparar a la organización se realizó un entendimiento de los involucrados en el proyecto determinando los patrocinadores, seguidor y opositores. Adicionalmente, se analizó la cultura organizacional de Gas Natural y se definieron los procesos, audiencias y puntos críticos en cuanto a Estructura y Gente a donde debe dirigirse la iniciativa de gestión de cambio. Esto incluyó un análisis de capacitaciones, competencias y cartas descriptivas para todos los usuarios.
Estrategia de Tecnología
Se buscó definir y diseñar el mapa y la arquitectura tecnológica. Lo que significó construir un modelo funcional que permitió definir el software necesario, las herramientas y las plataformas mas apropiadas para responder a los requerimientos funcionales. Así también, se definió la escalabilidad de una solución para Gas Natural, con el objetivo de construir un modelo que permite desarrollar el plan de adquisiciones y el tipo de desarrollo recomendado.
También se identificó donde se encuentran los datos necesarios para habilitar el modelo conceptual. El esfuerzo se concentró en determinar los siguientes puntos:
 Existencia de los hechos y atributos en las Fuentes.
 Ubicación de los hechos y atributos en las Fuentes.
 Procesos de transformación que deben tener los hechos y atributos antes de ser cargados en el DW.
Resultados
En Gas Natural se definieron 34 Análisis de información. Deponiendo siete Análisis de información, considerados como prioridad uno. Sobre cada uno de estos se profundizo, desarrollando el diseño conceptual de la información, la documentación de los modelos, las tareas analíticas, y los flujos de control y planeación.
Cada flujo de control y planeación impacta de forma indirecta en uno o varios indicadores de gestión de la organización y están constituidos por las 797 tareas analíticas identificadas. En su totalidad se diseñaron 42 modelos analíticos y se identficaron 55 diferentes tipos documentales.
Estos 7 Análisis seleccionados definieron el mapa de ruta crítica del proyecto y detonaron las acciones que se deben desarrollar sobre fuentes, mejoras en los sistemas transaccionales, ETLs, gestión del cambio, procesos e implementación.
Uno de los beneficios del proyecto de Inteligencia de Negocios será el fortalecimiento de las políticas de información, para esto se generó una primera versión de los atributos de información de Gas Natural.
Adicionalmente, se generó un glosario temático de negocio, dado que en el procesos de diseño y validación de los modelos de la información se discutieron y acordaron, bajo conceso, definiciones de negocio entre todas las áreas para utilizar un mismo vocabulario.
Se generaron cuatro planes para el cambio organizacional. El plan de capacitación que recopila las capacitaciones y cursos que se deben dictar a los implicados directa e indirectamente al proyecto. A través de este plan se genera el cambio en conocimientos y comportamientamientos. El plan de involucrados que pretende detectar cuales de los trabajadores en Gas Natural apoyan el proyecto o por lo contrario lo desaprueban. Con un buen seguimiento en esta materia se espera controlar los opositores al proyecto y convertirlos en seguidores. El plan de comunicaciones que pretende hacer seguimiento a la comunicación que se realiza durante el diseño y durante la implementación a los trabajadores. Y el plan de cultura objetivo que define las posibles herramientas que se deben poner en práctica para obtener la cultura objetivo deseada del proyecto.
Se definió la arquitectura teniendo como premisa las políticas de casa matriz. Por tal razón se han identificado 3 posibles proveedores de software, a partir de los cuales se han diseñado las especificaciones de comunicación, acceso, infraestructura y licenciamiento.
Los beneficios del proyecto se darán a partir de la mejora en la productividad y mejoramiento en el desempeño de los procesos. El primero se verá reflejado en convertir horas improductivas en horas productivas y dedicadas a realizar tareas analíticas. El segundo mediante un sostenimiento o mejoramiento de sus procesos debido principalmente a la oportunidad y la confiabilidad de la información a la que se accede.
Finalmente, se recomendo crear un Centro de Competencias de Inteligencia de Negocios (BICC), que tiene las funciones de generar las políticas de información, administrar el diseño de los modelos, gestionar la utilización de la información entre áreas, garatizar la calidad en de la implementación y la visión y consistencia futura del proyecto. |
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