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Definición del Plan Estratégico de TI para Procafecol
Situación
La Promotora de Café de Colombia fue constituida en el 2002 por la Federación Nacional de Cafeteros con el fin de promover el consumo del café colombiano, ofreciendo a los consumidores un producto de mayor valor agregado, de tal manera que se generarán mayores ingresos para los caficultores del país.
Es por esto, que Procafecol inicia su operación con el establecimiento de las Tiendas Juan Valdez, tanto en Colombia como en Estados Unidos y España, en las que se ofrece café tostado y empacado, café servido, colas de café y productos de mercadeo alusivos a la marca Juan Valdez.
Para Septiembre de 2006 decide abrir dos nuevos canales de comercialización, retail e institucional. El primero enfocado a ofrecer café tostado y empacado a distribuidores como grandes superficies y mini mercados de barrio; el segundo enfocado a ofrecer café tostado y empacado a clientes institucionales como hoteles, restaurantes, aerolíneas, oficinas, entre otros.
Dado el crecimiento y consolidación de la organización en estos últimos 4 años, han decidido que es el momento oportuno para tomar decisiones sobre su plataforma de TI. Así mismo han reconocido un valor importante en su aliado estratégico, la Federación Nacional de Cafeteros, que a lo largo de sus diferentes inversiones en TI ha tenido en cuenta las posibles necesidades futuras de Procafecol, pero que hasta el momento no se han formalizado y por lo tanto no se han aprovechado.
Así las cosas, Procafecol ha contratado a Azurian con el fin de contestar varias preguntas para la definición de su Plan Estratégico de TI, entre las cuales las más importantes son:
1.¿Cuál es el modelo operativo hoy y futuro de Procafecol?
2.¿Cuál es el mapa de procesos que el modelo de negocio futuro demanda?
3.¿Cuáles son los atributos críticos de tecnología que el modelo operativo futuro exige?
4.¿Es SAP un proveedor adecuado para Procafecol?
5.¿Cuáles son las sinergias de las áreas de TI de Procafecol y de la Federación y cuál es la manera más adecuada de llevarlas a cabo?
6.Cuál debe ser el mapa de transformación de Procafecol?
Solución
Con el fin de dar respuesta a estas preguntas, se realizaron las siguientes actividades:
Las razones principales para hacer el proyecto de Inteligencia de Negocios se relacionan con el valor que representa la información para la organización (la conformación de los activos de información) y la habilitación de las herramientas para que las estrategias corporativas sean una realidad. Por tal razón se determinó que la información producida por la operación de la compañía debe establecerse como un activo intangible y valorable, a través del fortalecimiento de los atributos de la información y la mejora de los procesos de planeación y control para toma de decisiones.
Para poder cumplir con las necesidades de información de Gestionar la Red fue necesario desarrollar cinco puntos durante el proyecto:
1. Entendimiento de la visión: de la cual se tuvo claridad de elementos críticos que determinarían los procesos que la operación futura demandaría. Entre estos, los de mayor impacto fueron: la estrategia prevista para la expansión global por medio de alianzas con socios estratégicos; su relación estrecha con Almacafé responsable de los procesos de Transformación y Distribución; las necesidades de planeación y consolidación de información tanto financiera como de gestión de la operación nacional e internacional, entre otros.
2. Entendimiento de los procesos y atributos críticos: a partir de la visión se levantó el modelo operativo futuro, a partir del cual se identificaron reglas de negocio que hoy en día no están claras y que deben ser definidas antes de cualquier implementación.
3. Evaluación de soluciones por medio del ebestMatch
4. Análisis de las sinergias con la Federación Nacional de Cafeteros tanto a nivel de apalancamiento con el área de TI de la FNC como de la posibilidad de incluir dentro de su contrato con SAP las necesidades de Procafecol.
5. Definición del mapa de ruta de transformación: para la implementación de cada proceso se identificaron las actividades que se recomiendan hacer antes con el fin de tener claridad sobre reglas de negocio, alcance de los procesos, interacción con terceros, entre otros, con el fin de tener una definición del blue print eficiente y efectiva.
Resultados
Como conclusión de este proyecto encontramos lo siguiente:
- Procafecol se apalancará en la Federación por medio de un acuerdo de nivel de servicio, en donde ésta última ofrezca los servicios tercerizados de un área de TI como soporte a los clientes internos, uso de aplicaciones, comunicaciones y demás elementos de la arquitectura empresarial de TI. Este acuerdo de nivel de servicios les permitirá tener un área de TI mucho más liviana, no tener la necesidad de hacer inversiones importantes en un centro de cómputo, pero sobre todo, tener una relación formal con la Federación con la cual Procafecol pueda exigir por calidad de servicio y pagar por el mismo.
- SAP es un proveedor adecuado para satisfacer las necesidades de Procafecol y el contrato actual de la Federación con SAP permite incluir las necesidades de éste. Esta herramienta permitirá introducir mejores prácticas a sus procesos, ordenarlos y consolidarlos para fortalecer la operación nacional, habilitar el crecimiento y convertirse en un negocio atractivo con el cual se facilite la consecución de los socios estratégicos para la operación internacional.
- Procafecol, por ser una empresa joven y en pleno proceso de definición, necesita de la ejecución de 51 actividades previas a la implementación en donde se definan reglas de negocio, la manera en que aliados como Almacafé participarán en sus procesos, procesos de control y gestión, entre otros. Estas actividades están detalladas en el mapa de ruta que se diseñó para Procafecol, en el que se discrimina por fases de preparación y estabilización y fases de implementación.
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