Empresa distinguida durante más de 100 años en la industria automovilista. Es uno de los fabricantes de coches más grandes en Europa. Dado su tamaño requiere un nivel importante de burocracia (creciendo incómodamente durante los años recientes). En el departamento de contabilidad y finanzas, por ejemplo, el volumen de facturas alcanzó la cifra de 2,5 millones en el 2001, lo que significó que en un momento dado había más de 70,000 facturas en el sistema esperando a ser procesadas. Esto conllevó a un incremento de errores en las facturas y retrasos en el procesamiento de facturas.

El proceso de seguimiento de facturas fue complejo, de un trabajo intensivo y no podía sostener la expansión del negocio. Las facturas fluían manualmente desde la oficina hasta oficinas de toda Europa, después se chequeaban y rechequeaban para certeza de qe cualquier etapa antes del pago pudiera autorizarse.

En un intento de hacer un proceso de facturación con menos utilización de papel, Fiat pusó un sistema de gestión documental, que alivió algunos asuntos administrativos como la entrada de datos manual. Sin embago, el problema de verificación de facturas todavía permanece.

Crear una solución que resuelva el problema de verificación de facturas y que integre fácilmente la infraestructura TI existente. Adicionalmente, si los receptores están de vacaciones o no disponibles, el sistema tiene que ser capaz de pasar la información necesaria al superior jerárquico de forma que las facturas con problemas reciban la atención requerida. La solución necesitaba ser lo suficientemente versatil para utilizarse en todas las oficinas superando la barrera lingüística. En el grupo de mantenimiento de instalaciones, existían un número enorme de contables no conectados, siete diferentes grupos de oficio de ingenieros, electricistas y carpinteros que demandaban integración. La compañía tenia bases de datos Oracle y SAP, por lo que cualquier solución tenía que ser compatible.

Se utilizó una software de Business Process Management (BPM) para construir una solución dónde los usuarios podrían iniciar y completar tareas alineadas desde crear y completar formularios, conseguir aprobaciones, y enrutar preguntas asociadas, acciones, documentos y decisiones a las personas correctas via un interfaz web.

La solución de BPM ofrece a Fiat la capacidad de seguir la pista de la fuente de las facturas incorrectas y direccionar la inexactitud instantáneamente via pasos automatizados. El tiempo gastado en seguir la pista a facturas ha decrecido significativamente, y los recusros internos se han aprovechado a actividades más críticas para el negocio. Se ha racionalización el proceso completo de facturación integrado con el sistema de gestión documental.