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Las entidades gubernamentales encaran retos cruciales en su gestión. Reducción de costos. Transparencia. Control. Adaptación a cambios en el entorno. Y una fuerte demanda pública por una mejor administración del presupuesto. Para enfrentar estos desafíos, los líderes políticos están actualmente analizando la implementación de soluciones innovadoras que les permitan optimizar los procesos de sus administraciones y así obtener resultados que les permitan brindar un mejor servicio a la comunidad.
Los desafíos a los que las entidades gubernamentales se están enfrentando son cada vez mayores. El objetivo, liderar el camino hacia una mejor y más eficiente relación gobierno-ciudadano, en términos de servicios brindados a la comunidad. Pero las constantes limitaciones presupuestarias han incrementado la presión por “hacer más con menos”, restringiendo y condicionando las posibilidades de acción de sus administraciones. Las fluctuaciones tanto en el escenario político como económico, la evolución del trabajo administrativo estatal y federal, la necesidad de profundizar un enfoque hacia una exitosa gestión del conocimiento y la urgencia por integrar los diferentes sistemas de información que conforman la infraestructura tecnológica están obligando a los responsables políticos a explorar nuevas estrategias de gestión.
Entidades de gobierno, donde quiera se encuentren, están siendo desafiadas a completar la transformación y modernización de sus estructuras organizacionales en el inicio del siglo XXI. La comunidad en su totalidad reclama un Estado más transparente y eficiente. Los líderes políticos saben que las claves fundamentales residen en aspectos cruciales tales como mayor control, disminución de costos, simplificación de procedimientos, optimización de la atención a ciudadanos, disminución de los tiempos de respuesta, servicios más accesibles a través de Internet, reducción del trabajo manual, y sincronización y cooperación entre las diferentes entidades gubernamentales.
Para abordar estas cuestiones, los directores de las administraciones actuales se encuentran analizando formalmente la posibilidad de direccionar la organización hacia un modelo innovador:la gestión por procesos (Business Process Management o BPM).
La gestión por procesos implica dejar de pensar la estructura organizacional en base a compartimentos estancos y rígidos, y pasar a visualizarla como un conjunto dinámico de procesos. Es mucho más que una plataforma tecnológica. Es una filosofía organizacional que brinda soluciones simples y eficientes a cuestiones críticas relacionadas a la gestión de actividades administrativas, tareas de logística, puntos de contacto, gestión de requerimientos, vinculación con proveedores y distribuidores, entre otros. Su esencia refiere al modelado y análisis sistemático de los procesos para mejorar la efectividad y agilidad organizacional de manera constante, como respuesta a los nuevos requerimientos del entorno.
Tal como las organizaciones van adoptando una orientación de sus servicios basada en procesos, deben ir aceptando la noción interactiva de ciclo de vida del mismo: relevamiento, diseño, implementación, mantenimiento, optimización y análisis de los procesos, con el objetivo de modificarlos y mejorarlos constantemente en busca de su perfeccionamiento a través de las mejores prácticas. La gestión por procesos provee una visión general más profunda de la organización facilitando la gestión financiera, respondiendo a la ejecución de nuevas disposiciones legislativas y/o cambios de dirección en la política gubernamental, adaptando ágilmente los sistemas y procesos a los nuevos requerimientos. Como resultado, las agencias pueden ahorrar dinero y mejorar los servicios brindados a los ciudadanos al simplificar la interacción con los demás departamentos y ministerios.
La Gestión por Procesos (BPM) colabora con las organizaciones gubernamentales al logro de los siguientes objetivos:
- Mejora la visibilidad completa de los procesos.
- Descubre ineficiencias en los procesos y mejora la calidad de los mismos de principio a fin.
- Asegura el cumplimiento de las regulaciones y el mejoramiento de los servicios gubernamentales a los ciudadanos facilitando la posibilidad de modificar los procesos al tiempo que los requerimientos van cambiando.
- Brinda soporte continuo al mejoramiento de los procesos.
- Incrementa la efectividad organizacional (un objetivo clave en la transformación de cada área del sector público).
Organizaciones de todas las industrias pueden beneficiarse de la automatización y mejora constante de sus procesos. Pero las entidades gubernamentales mucho más. Una de las ventajas más importante que brinda la automatización, y el acceso en tiempo real a las aplicaciones de información crítica en agencias de gobierno, con empleados ubicados en diferentes edificios alrededor de la ciudad, estado o país, es poder enfocarse mejor en la productividad y calidad del trabajo. El BPM colabora directamente con el mejoramiento de los procesos a través del monitoreo y análisis en tiempo real de cómo está funcionando la organización, permitiendo elevar iniciativas de transformación e innovación demostrando el valor de estas mejoras a representantes políticos y la comunidad en su totalidad.
Entidades gubernamentales de diferente tipología y envergadura requieren procesos especialmente diseñados para responder a necesidades específicas. El BPM brinda facilidades para innovar por medio de la flexibilidad que alcanzan los procesos al permitir la realización de cambios en los mismos sin alterar las aplicaciones subyacentes, bases de datos, componentes de sistemas, interfaces u otros aplicativos.
En Gobierno, los procesos generalmente no se encuentran sujetos a presiones competitivas, pero los ciudadanos, directores y responsables de departamentos demandan un acercamiento más efectivo en lo que refiere a la entrega de servicios que sólo el gobierno puede proveer. Por lo tanto, éstos están poniendo mayor énfasis en la eficiencia y medición efectiva de los procesos. El objetivo final, gestionar de manera más eficiente todo los procesos de la organización.
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