AuraPortal presenta 5 propuestas basadas en la utilización de un BPMS de última generación, no ya para superar la crisis, sino para transformar este delicado y transcendental momento en una oportunidad única de cara al futuro de entidades y empresas.
Propuesta 1. Reorganización Interna Profunda
Ante esta recesión tan profunda que según muchos analistas puede desembocar en un verdadero cambio de ciclo, y sea cual sea el camino que la crisis tome, siempre será fundamental para todo tipo de empresas o entidades públicas una reorganización interna profunda que proporcione una información y control exhaustivos, la disminución drástica de los costes, la mejora de los procesos internos y de la comercialización de productos y un aumento sustancial de la productividad de cada empleado.
Una reorganización interna profunda sólo es posible mediante la reestructuración de los procesos con la implantación de BPMS, aunque no bastará con el actual enfoque de utilizar BPM para proyectos puntuales que se está siguiendo (tal como indica Gartner Inc.), sino con un enfoque de BPMS como sistema deGestión Empresarial Corporativa que abarque todas las actividades de la entidad.
Propuesta 2. Reorganización Interna Profunda... pero no Traumática
Podría pensarse que utilizar BPM a nivel corporativo puede suponer un esfuerzo difícil o incluso imposible de asumir (y más ahora), pero puede no ser así. Basta con que se haga poco a poco y de forma rápida. ¿Es esto contradictorio? No. Es cuestión de dos factores: estrategia y producto.
Siguiendo el cambio de estrategia en la implantación de BPM propuesto en el informe BPTrends, en vez de dedicar mucho tiempo a diseñar macroprocesos "perfectos" que no terminan nunca de funcionar, puede comenzarse por la creación e inmediata puesta en marcha de procesos ligeros que se irán continuamente mejorando.
Claro que para seguir esta estrategia se necesita disponer de un BPMS de nueva generación, que está orientado a los directivos que poseen el conocimiento de Negocio y que no se necesite crear ni una sola línea de código (no solo para crear el modelo, sino además el modo de configuración de las opciones de la herramienta).
Propuesta 3.Reorganización Interna Profunda, no Traumática... pero Barata
Instalando un BPMS que cumpla con las características descritas en el punto anterior y siguiendo la estrategia propuesta puede disponerse en poco tiempo de un BPM Corporativo que abarque todas las actividades de la entidad. Pero, además, el coste económico y humano del cambio es excepcionalmente mínimo y escalonado.
Además, ahondando en la tendencia de establecer BPM como un programa empresarial, hay BPMS que llevan integradas sin fisuras otras herramientas como Workflow Libre, Reglas de Negocio, Intranet Corporativa, Extranet, Gestión Documental, Portales ECM, CRM, SRM, SCM, Business Online, Gestión del Conocimiento, Cuadro de Mandos (Dashboard), Business Intelligence (BI), etc. Y, realmente, con un poco de perspectiva se hace difícil concebir estas aplicaciones independientemente de los Procesos de una entidad.
Además de su efectividad, el ahorro de tiempos y costes que supone en todos sus aspectos: adquisición, implantación, integración, aprendizaje, etc. es muy significativo.
Propuesta 4.Reorganización Interna... y Externa
Gracias al BPM hemos podido realizar una reorganización interna profunda, no traumática y asequible. Pero, ¿es suficiente? Pues No. Las entidades no son entes aislados, y en una época de recesión es cuando más se hace necesaria la comunicación, el servicio, el care y el ahorro de tiempos y costes en las transacciones con los agentes Externos (Clientes, Proveedores, etc.).
BPM puede llegar a abarcar la automatización y optimización de todo tipo de relaciones entre la Empresa y los agentes Externos con potencia y sencillez y sin ningún encorsetamiento, es decir, adaptable a los deseos de la Empresa, gracias a la posibilidad de convertir dichas relaciones en Procesos dentro del BPMS sin necesidad de ninguna programación. Esto no era posible antes de que los BPMS ofreciesen la posibilidad de diseñar procesos sin el concurso de personal experto de IT.
Propuesta 5. Proyección de Futuro
Ante la incertidumbre creada por la crisis es vital dotar a la empresa de una capacidad de reacción y adaptación a los cambios que se produzcan.
La nueva generación de BPMS que no necesitan programación permite, además de reducir drásticamente los tiempos (y los costes) de la implantación de la aplicación, realizar las adaptaciones y modificaciones de los Procesos y Reglas de Negocio de forma inmediata a lo largo de su vida útil.
BPM es un proyecto de futuro. Su ciclo completo abarca cuatro etapas: Modelización, Ejecución-Orquestación, Monitorización y Optimización, y éste último nunca acaba.
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