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Desafíos
La competitividad existente hoy en día requiere de una rápida respuesta, flexibilidad y efectividad. Por ello, las organizaciones deben ser capaces de hacer más con menos, tomar decisiones estratégicas con frecuencia y centrarse más en el cliente. Además, deben ser las mejores en su campo, o al menos estar entre las mejores.
Para hacer frente a estos retos, las compañías tienen que sortear muchos obstáculos, en parte claves, de la gestión corporativa. Por ejemplo, en el área de la planificación, los problemas más graves están derivados de una excesiva dedicación de tiempo al proceso en sí. En consecuencia, la tarea se complica, pues no permite dar respuesta en tiempo real, hay que vigilar las actualizaciones y los cambios en la información y además hay que relacionarla con la planificación estratégica, entre otros factores. Desde esta perspectiva, resulta ser, por tanto, un proceso demasiado caro e ineficaz.
La creación de informes también es un proceso que consume mucho tiempo. Las compañías y los usuarios echan de menos la capacidad de hacer informes ad-hoc de una manera flexible y sufren por culpa de la alta complejidad de la información. Desde el punto de vista de la gestión estratégica, sólo podemos contar con una pequeña porción de informes estratégicos, y si la dirección pide que se hagan cambios, esto se traduce en una pesadilla para los departamentos de TI y de control de gestión.
Asimismo, los procesos analíticos no proporcionan muy a menudo información fiable. Las grandes cantidades de datos a analizar y su calidad, o el que compartan datos y tengan que estar vinculados a otros procesos como los de previsión o forecasting son sólo algunas de las áreas puestas en tela de juicio al respecto. El dedicar demasiado tiempo a procesar dichos datos debilita la validez de la información, ya que ésta no llega cuando verdaderamente hace falta.
El principal desafío es el de mirar al futuro; dónde estamos ahora, dónde vamos a estar en seis meses y qué aspecto tendrá entonces nuestro negocio. ¿Somos capaces de provocar un cambio para alcanzar el resultado esperado? Si no podemos modelizar nuestro futuro o no disponemos de las herramientas para hacerlo, entonces tenemos un problema para tomar decisiones clave, porque no estaremos seguros de sus consecuencias.
Solución
En comparación con la inteligencia de negocio o Business Intelligence (BI), que es tan sólo una tecnología y una parte del concepto global de Performance Management (PM), la Gestión del Rendimiento constituye un enfoque complejo para la gestión corporativa estratégica. PM abarca tanto la tecnología como los componentes de contenido, comprendiendo estos últimos los procesos de negocio como la planificación, la presupuestación, las previsiones, el análisis, la consolidación y similares.
La principal diferencia entre PM y BI es la de “comprar” o “construir”. Un cliente podría comprar una solución lista para funcionar que incluyese contenido (PM), o podría optar por construirse su propia solución basándose en plataformas tecnológicas orientadas a ese fin (BI). Cualquiera de ellas tiene necesidades específicas y requiere tenerlo todo incluido en una solución a medida. Entonces, la implementación estará basada en plantillas de negocio, mientras que el cliente lo que pretende es comprar principalmente la experiencia de los consultores y una buena tecnología. Este caso es el de una solución PM construida con tecnología BI, que podría tener un mayor coste total de propiedad debido a las inversiones iniciales necesarias y a su mantenimiento.
Normalmente, un cliente no tiene mucho tiempo para pensar en conceptos, siglas o definiciones y suele tener una organización compleja, de manera que lo que necesita es disponer de algo ya preparado y estandarizado. En esta situación, una solución de PM estaría disponible inmediatamente con una mínima personalización.
Ventajas
Performance Management se utiliza para disponer de una gestión corporativa de mayor calidad, lo que significa una mejor descripción de los procesos definidos para la gestión, la planificación, el reporting, el análisis, la consolidación y la gestión estratégica. Los principales objetivos del PM son los de conseguir procesos eficaces y una integración férrea entre ellos. No se trata de una solución común basada en Excel, que perdería continuidad en caso de que la compañía crezca y se desarrolle. Una buena solución para la gestión del rendimiento debe crecer junto al cliente, tanto en términos de tamaño de la compañía como de funcionalidad extra. Ésto ayudará al cliente a agilizar los procesos y a proporcionar la flexibilidad necesaria para los cambios futuros.
Además, PM satisface las necesidades primarias de los negocios, como es el caso de la unificación de la información de partida y su flujo de trabajo, la estandarización de la terminología interna de la compañía, la consolidación de los distintos negocios de un grupo empresarial, el soporte para la gestión estratégica, la eliminación del tiempo empleado en procesos ineficaces, la planificación real –en lugar de tener que buscar datos- y una estimación más precisa de los riesgos internos (costes) y externos (oportunidades de negocio), así como la identificación de sus causas.
Dicho esto, ¿cómo debe una organización afrontar una solución de PM para tener éxito? No olvidemos que PM no es una solución tecnológica. En primer lugar, una organización debe tener claro por qué necesita una solución de PM y entonces pasar a considerar las herramientas tecnológicas concretas. PM consiste en un modelo mental en sí, por lo que es del factor humano del que nos debemos ocupar previamente. Por ello, si lo aplicamos correctamente, el valor añadido del PM se basa en la provisión tanto de una solución como de la importante diferenciación que traerá consigo un proceso respecto a la competencia existente.
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