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El número de personas que conozco que han oído de hablar de Business Process Management, pero que no están seguras de lo que se trata realmente o, incluso, desconocen la forma en la que puede beneficiar a las organizaciones, me sorprende. Sin embargo, mi sentimiento está cambiando.
El BPM es una filosofía de gestión que lleva a las organizaciones a documentar, analizar y medir sus actividades de negocio, no en términos de funciones como el marketing, la contabilidad, la producción, los recursos humanos o el apoyo postventa, sino en términos de procesos de negocio, del cliente para el cliente, transversales y que rompen con las fronteras funcionales y las fricciones interdepartamentales. En este sentido, el BPM innova en relación a la estructura tradicional de los departamentos, orientando a la organización hacia una estructura horizontal enfocada a los procesos. Será habitual, en las empresas con un nivel de organización orientado a los procesos, que un empleado mencione que trabaja en el proceso X o Y, en vez del departamento A o B, o que un director indique que es el dueño de un determinado proceso y no el jefe del departamento.
Este cambio organizativo se refleja también en el tipo de arquitectura de software utilizado para soportar los negocios y la actividad de la organización.
De este modo, una herramienta de software BPM adopta la forma de un conjunto de componentes integrados que permiten modelar el proceso de negocio desde el inicio hasta el fin y que crea una implementación automática de los flujos de trabajo que describe el modelo. Una vez que el proceso ha sido automatizado y desdoblado por la organización, los componentes del software BPM monitorizan la realización del negocio basándose en el procesamiento de los datos y las transacciones reales. Un software BPM, en lugar de tratar de forma separada el modelado de procesos de negocio, la implementación por medios informáticos y la gestión de la ejecución (indicadores y objetivos), los unifica en un conjunto de herramientas integradas, poniendo en marcha la filosofía de gestión de mejora continua.
¿Cómo es posible que una aplicación de BPM pueda beneficiar a su organización? Estas son las 5 razones clave:
1. Simplicidad y Potencia. Cuando Windows
y las redes invadieron las empresas en los años 90, los mayores
gurús en términos de ingeniería de procesos
alertaron: “No bloquean la evolución del negocio con
el desarrollo de software funcional”. Esto simplemente quiere
decir que implementar parcialmente los procesos y las reglas de
negocio en líneas de código de cualquier aplicación
informática departamental no tiene sentido cuando la propia
forma de trabajar en la oficina y en la empresa están cambiando.
Este aviso aún es válido hoy en día, dado que
Internet y los dispositivos móviles están transformando,
una vez más, la forma en la que trabajamos.
Los proyectos de implementación BPM comienzan con la documentación de cómo son hoy en día los procesos, pero después evolucionan hacia formas más eficientes, más simples, más rápidas y más efectivas. Documentos con el diseño y la descripción de los procesos, con las herramientas BPM, se están transformando en modelos de procesos que pueden ser analizados a través de simulaciones con el fin de cuantificar el impacto de las mejoras en la ejecución de la organización y, en consecuencia, de su puesta en marcha en la organización.
2. Eficiencia. El proceso describe una secuencia
de actividades de negocio ejecutadas, algunas de ellas por personas,
y otras por sistemas. La magia del software BPM consiste en convertir
estos procesos en implementaciones automatizadas que proporcionan
las tareas de trabajo a las personas y sistemas, reforzando las
reglas y rastreando la conclusión del trabajo contra los
objetivos definidos. Es habitual que la automatización del
flujo de trabajo reduzca drásticamente los ciclos temporales,
de semanas a tan sólo uno o dos días, permitiendo
aumentar significativamente la capacidad de trabajo con el mismo
número de trabajadores. La mejora en términos de eficiencia
es lo primero en lo que a retorno de la inversión en software
y en proyectos BPM se refiere.
3. Conformidad y Control. La combinación
entre globalización, adquisiciones y fusiones, normas y legislación
reguladora, ha creado nuevas exigencias en lo que respecta a la
necesidad de consistencia y transparencia en los procesos y métodos
utilizados por las organizaciones. Al tener control sobre los procesos
de negocio y reforzar las reglas de los mismos, el BPM asegura la
conformidad, no sólo entre políticas (por ejemplo:
calidad) y requisitos, sino también en las buenas prácticas
de gestión optimizadas para alcanzar los objetivos. Las herramientas
de software BPM animan a la reutilización de procesos y partes
de procesos que han sido considerados buenos ejemplos o buenas prácticas
por toda la organización (por ejemplo: empresas internacionales
o con delegaciones), al tiempo que permite las variaciones locales,
siempre que proceda.
4. Agilidad. La presente revolución
en arquitectura informática es la denominada “Arquitectura
Orientada a Servicios” – SOA. SOA permite que los activos
informáticos de la empresa, tanto antiguos como modernos,
se reutilicen y junten como componentes de servicios al servicio
y en línea con el negocio. SOA no es más que la estandarización
de las interfaces de los sistemas, independientemente de su implementación
original (por ejemplo: MS-DOS, Windows, Linux, Unix), permitiendo
a las empresas bajar drásticamente el coste de integración
entre sistemas. En este escenario, el BPM proporciona la lógica
de negocio para esta arquitectura, denominada por orquestación,
interconectando estos servicios y permitiendo su rápida alteración
en respuesta a la situación económica que la envuelve.
5. Mejora continua. El objetivo último
del BPM es la optimización de los procesos de negocio para
cierto momento o circunstancia de negocio. Las mismas métricas
e indicadores definidos y simulados durante el modelado del proceso
(objetivos) pueden ser comparados con los de la ejecución
efectiva y mostrados, en tiempo real, en un tableaux de bord o informes.
Como los sistemas de gestión de ejecución financiera,
el BPM soporta métricas de valor estratégico, vistas
detalladas y analíticas de los indicadores y desactiva las
alertas cuando los resultados comienzan a desviarse de los objetivos
trazados. De forma adicional, gracias a una plataforma que ejecuta
acciones/actividades basadas en reglas, el BPM puede transformar
las alertas en procedimientos de contingencia escalables, proporcionando
una respuesta inmediata, sin latencia, a las circunstancias que
envuelven el negocio. Por último, los indicadores y el conocimiento
obtenido de las operaciones de la empresa, sirven de input para
el remodelado de los procesos, iniciando así un nuevo ciclo
de mejora continua.
El BPM combina el modelado de procesos, la ejecución y la gestión de la realización, en un conjunto coherente de herramientas de software unidas por una filosofía de gestión. Porque el BPM no es una pieza de hardware ni un sistema operativo, puede que no sea muy bien comprendido por los técnicos informáticos. Pero los beneficios son reales y usted no se puede permitir el lujo de ignorarlos.
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