Actualmente muchas empresas se encuentran inmersas en la selección de herramientas BPM que mejoren y optimicen sus procesos.
Esta selección, en muchos casos, se realiza por inercia del departamento de sistemas, sin antes analizar si es necesario implantar una herramienta BPM o si simplemente con una pequeña modificación de las aplicaciones existentes (CRM, ERP, BSC, etc…) bastaría para poder optimizar sus procesos.
La implementación de una herramientas BPM conlleva un coste económico, cultural y humano muy alto, que desgasta los mensajes estratégicos de la dirección y del departamento de TI, por lo que la elección de dar el paso a “gestión por procesos” no es tan trivial como a priori se plantea.
A continuación le queremos plantear 8 preguntas clave que debemos hacernos para analizar la idoneidad de la integración de una herramienta BPM.
1 -¿Sus procesos involucran a sistemas y personas?
Una de las principales características de las herramientas BPM es la “orquestación” de las tareas vs personas vs sistemas en un solo proceso con una única consola.
Si en los procesos de su compañía no intervienen sistemas de TI (solamente documentos) orientar a sus empleados a la utilización de herramientas informáticas conlleva un cambio cultural muy brusco. Aunque el proyecto de implementación sea un éxito, los hábitos internos impedirán la expansión estimada del uso de la herramienta.
2 -¿Los trabajadores acusan la falta de visibilidad de los procesos, actividades y proyectos?
El acceso a la información es clave en organizaciones con una clara orientación a cliente. Esta información debe ser clara, actualizada y exacta para ofrecer a los clientes la información que demandan.
Las herramientas BPM proporcionan interfaces intuitivos que divulgan el estado del proceso, combinan la supervisión de la actividad económica (BAM), indicadores de negocio (KPIs), y estado de las actividades/tareas en tiempo real así como históricos y diferentes roles que intervienen en el proceso.
3 -¿Tiene que anticiparse a “cuellos de botella” en su empresa?
En algunos entornos donde la incorporación o modificación de un proceso conlleva un coste y riesgo en la compañía, la simulación y prueba de carga de los procesos permiten anticiparse ante sus modificaciones y el impacto en la compañía, así como simular cambios en el entorno que influirán en el desarrollo de la actividad.
Las herramientas BPM permiten la simulación de procesos de negocio, así como pruebas de carga que permiten visualizar la reacción de los mismos ante diferentes entornos y carga.
4 -¿Tiene problemas con sus procesos internos debido a la pobreza de la información sobre la responsabilidad y propiedad?
En los procesos de una empresa intervienen diferentes roles, que ejecutan diferentes actividades, con diferentes niveles de responsabilidad. Analizar en tiempo real el estado, propiedad y responsabilidad de la actividad de un proceso se convierte en crítico para algunas organizaciones, dependiendo de cómo influye en el core de la organización.
Las herramientas BPM proporcionan las funcionalidades necesarias para la gestión de las tareas, supervisión de procesos, autorizaron a usuarios, identificación de roles, estado de actividades y control de tareas inacabadas, para la consecución del proceso bajo un interface sencillo e intuitivo.
5 -¿Necesita analizar la trazabilidad de sus procesos?
La normativa actual en determinados mercados especifican una gestión de los procesos para su futuro análisis y control.
Las herramientas BPM capturan la información de forma detallada de qué, cuándo, cómo y quién realizó la actividad en el proceso. Este trazo es esencial para procesos de autorización relacionados como por ejemplo: Sigma, Basilea, MiFid, etc..
6 -¿Quiere que sus procesos se adapten rápidamente a las necesidades de negocio?
La posibilidad de realizar modificaciones de los procesos en tiempo real es una de las principales diferencias entre una herramienta BPM y otras aplicaciones existentes, convirtiéndose en una ventaja competitiva frente a los cambios del mercado.
Las herramientas BPM permiten la actuación sobre procesos en “caliente”, de modo que los responsables puedan agregar nuevas actividades, reasignar formularios, adaptar o cambiar reglas de negocio subyacentes sin necesidad de parar la actividad empresarial.
7 -¿Necesita realizar procesos “cross” dentro de su compañía entre diferentes departamentos / apliaciones de la empresa?
Si su organización se está orientando a procesos, una de las problemáticas con las que se va a encontrar es la unificación de los diferentes procesos / aplicaciones / departamentos en una única “visión”.
Las herramientas BPM permiten que los usuarios tracen relaciones interdepartamentales bajo una operativa sencilla. Esto facilita una interacción más horizontal del flujo de trabajo y aumenta responsabilidad del usuario final a través de diferentes departamentos en una empresa que se orienta a procesos.
8 -¿Cambia frecuentemente los procesos de su empresa?
En muchas organizaciones el cambio de los procesos se realiza de manera esporádica ya que su modelo de negocio no requiere más modificaciones. En este tipo de entidades la incorporación de una herramienta BPM para la modificación de un proceso de manera puntual no amortiza la inversión en TI que conlleva.
Es estos casos es recomendable realizar el proceso con un desarrollo a medida ya que la flexibilidad de una herramienta BPM no compensará el esfuerzo de implementación.
En resumen, si actualmente está analizando la implementación de una herramienta, revise si contesta positivamente a las preguntas y plantéese sus acciones a corto, medio o largo plazo para que le compensan la inversión.
En cualquier caso BPM se debe entender como una “estrategia empresarial” no simplemente como la implementación de una herramienta software liderada desde el departamento de TI. Toda la dirección de la compañía debe estar alineada y coordinada bajo un mismo objetivo, sobre todo negocio y tecnología. Recordemos los estrepitosos fracasos que han tenido grandes compañías con CRM al abordarlo bajo un prisma erróneo.
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