La tecnología ECM(Enterprise Content Management) ha surgido de forma paralela a la tecnología BPM (Business Process Management o Gestión de Procesos de Negocio) y, aunque tradicionalmente se han considerado herramientas complementarias, lo cierto es que su utilización siempre ha sido independiente.
Sin embargo, las últimas tendencias del mercado permiten asegurar que ambas tecnologías caminarán de la mano, pues su combinación posibilitará a las empresas obtener un mayor rendimiento al ser capaces de gestionar unificadamente procesos, personas y contenidos. Los estudios existentes al respecto apuestan por el incremento de ambos mercados.
Forrester sitúa las previsiones de crecimiento en el entorno BPM en un 30% al año , pasando de 1,6 millones de dólares en 2007 a 6,3 millones de dólares en 2011, y estima crecimientos del 20% en el entorno de Gestión de contenidos y portales, por lo que la suma de estas aplicaciones nos dan una ecuación ganadora.
Los portales con gestión de contenidos y gestión documental son, sin duda, una de las soluciones más demandadas por las empresas. Estas buscan, como objetivo principal, establecer diferentes canales de comunicación con sus clientes, empleados, partners, distribuidores y proveedores. La publicación de información y contenidos, el acceso seguro a las diversas secciones de los portales, y el autoservicio por parte de cada uno de estos grupos de usuarios son objetivos ampliamente perseguidos.
En cuanto a la tecnología BPM, tal y como ha sucedido con otras innovaciones tecnológicas en nuestro país, el principal freno para la implantación de estos sistemas se centra en el desconocimiento general del mercado sobre sus funcionalidades y beneficios. Le sigue como segundo motivo, relacionado con el primero, el precio de dichas soluciones. Se perciben como caras, pues no se considera la rentabilidad de las mismas a medio y largo plazo, añadido a la falta de profesionales formados dentro de las empresas cliente.
El considerar la automatización como un paso más dentro de las propias iniciativas de mejora de los procesos de una organización (ya sea mejora continua, reingeniería, 6 Sigma, …), dan una visión clara al personal de negocio de las mejoras incrementales que se pueden conseguir a corto plazo gracias a la estandarización de los procesos, la detección y eliminación de cuellos de botella, la supresión de actividades que no aportan valor, la optimización del flujo de información, la mejora del control de las actividades realizadas, etc.
La misión de los proveedores de soluciones de software pasa por enseñar, mostrar, animar y demostrar las virtudes (sin olvidar mencionar las dificultades o riesgos) de los sistemas de optimización de la información, contenidos y procesos para la mejora de la competitividad empresarial.
Mi visión del BPM no se circunscribe únicamente a la automatización y gestión de los procesos de negocio, sino que incluye también la gestión de los contenidos asociados a los mismos y el desarrollo de portales personalizados que facilitan la interacción con dichos procesos y el acceso rápido, seguro y efectivo a la información que cada persona necesita para ejecutar eficazmente sus tareas.
Todo proceso de negocio lleva implícito el uso de documentos en diferentes formatos que son compartidos a través dediferentes canales. Existe un flujo continuo de información que hay que controlar, analizar ygestionar, y que está directamente vinculado a los procesos de negocio y a las personas que los ejecutan.
Los procesos de negocio generalmente conllevan un alto nivel de interacción humana, involucrando a personas en diversos departamentos e incluso fuera de la organización. También requieren el manejo de un gran volumen de información y documentos para su revisión o aprobación. Por ello, las empresas obtienen aún mayores beneficios de sus inversiones en tecnología BPM cuando ésta se integra con tecnologías para la gestión de contenidos (ECM) y portales empresariales.
Además se deben considerar, como parte fundamental de la gestión por procesos con tecnología BPM, las integraciones necesarias con los sistemas existentes dentro de la organización, algo que se facilita mediante los módulos de integración incorporados en algunas soluciones.
Por tanto, estoy seguro que vamos a ver cada vez más una convergencia entre las aplicaciones de gestión de contenidos y automatización de procesos, lo que dará lugar a una consolidación del sector y por otro lado, a una especialización de las empresas en sus aplicaciones.
BPM + ECM tenderán a consolidarse en un solo mercado a medida que ambas tecnologías alcancen un mayor grado de integración.
Los beneficios de la implantación de este tipo de sistemas se centran básicamente en el aumento de la eficiencia por la coordinación de procesos de negocio, los contenidos y la información empresarial, el aumento del control sobre las actividades en curso a través de la visualización de indicadores en tiempo real, una mejora global de la productividad gracias a la optimización de procesos y actividades, ahorrando en costes y tiempos muertos, mejora de los niveles de atención de servicio al cliente gracias a simulaciones de procesos de negocio y a la sistematización de interacciones con el mismo.
Polymita Technologies ofrece una plataforma integrada que permite una óptima gestión de contenidos y documentos, gestión de portales y gestión y automatización de procesos (BPM+ECM+WEB).
