| |
¿Por qué surge ahora con una fuerza innovadora y como discurso necesario entre las organizaciones la “Gestión de procesos de Negocio”?. BPM, “Business Process Management” - Una vez más, el inglés se nos adelanta y facilita el necesario acrónimo de 3 letras.
El objetivo sigue siendo el mismo: Mejorar los procesos de la organización. Por eso son muchos los que aún se preguntan “qué hay de nuevo en lo de siempre”.
Peter Fingar y Howard Smith en el 2003 nos explicaban que se trata de “la tercera ola” de BPM:
- La 1ª ola, se inicia en el s. XX y es dominada por la “teoría de la gestión” de Taylor, los procesos estaban implícitos en la práctica del trabajo y no automatizados.
- La 2ª ola,BPR (Business Process Reingeneering), son los años ’90, se hace reingeniería manual de los procesos y el resultado se traduce a aplicaciones informatizadas que automatizan gran parte de las tareas.Surgen los ERPs y otras aplicaciones como más tarde los CRMs que facilitan la gestión de los datos e información en las empresas. Sistemas integrados que producen procesos integrados.
- En la 3ª ola, de la era de la información pasamos a la era del proceso. Los sistemas se diseñan para el cambio de procesos de negocio. Los procesos son explícitos y no embebidos en aplicaciones. Agilidad y adaptabilidad son las palabras clave: la cadena de valor se gestiona, se monitoriza, se mejora de forma continua, se modifica en tiempo real.
Y así aparecen las Suites de BPM como propuesta tecnológica de los fabricantes de software. Conforman la máxima expresión de SOA, la Arquitectura Orientada a Servicios. Se presentan como la evolución de los sistemas de Workflow que permiten la orquestación entre procesos, personas e información: - Dotan a los usuarios de negocio de las herramientas adecuadas para definir y articular los procesos de negocio de forma visual, y facilita la colaboración con los desarrolladores de TI.
- Por su parte, TI consigue un entorno de desarrollo que:
- Utiliza un lenguaje ampliamente extendido: sobre estandar .NET, o J2EE según fabricante.
- No está ligado a ningún Interfaz de Usuario en particular (e.j. ASP.NET, JSP, WinForms, Outlook, CRM, ERP, o aplicaciones existentes).
- Basado en SOA. Promueve la abstracción de la función de Negocio hacia esa arquitectura y permite mejoras continuas Incrementales.
- Permitir a TI paulatinamente liberarse de responsabilidades que pueden ser acometidas por las áreas de negocio propietarias de los procesos en temas como: Diseño, Simulación/Optimización, Cambios, Informes y Control. TI deja de ser el único responsable de los cambios en los procesos: Los Gerentes deciden con TI los procesos y cómo implementar nueva funcionalidad específica. Se separa el proceso de la implementación del mismo.
- Es Ágil y Adaptable: Los modelos de Proceso son interpretados y ejecutados por el motor de BPM en tiempo real, “ejecutando” XML en lugar de generar código. Sin compilación y sin complicaciones.
Hagamos en fin, un primer análisis de situación:
¿Necesita su organización un BPMS?
¿ Por qué es importante dotar a la organización de herramientas adecuadas para la gestión de sus procesos ?
Porque:
- Los requisitos de Negocio contienen complejas relaciones entre Políticas, Procedimientos y Actividades Manuales entre personas, sistemas y datos.
- El hecho de que los datos y reglas del Negocio residen en diferentes lugares hace que su manejo sea difícil.
- Capturar y Documentar requisitos del Negocio sin las herramientas tecnológicas (diseño de procesos, definición de políticas y procedimientos) es un proceso difícil y doloroso en la organización.
- En la organización es complicado implementar cambios en los procesos, políticas, procedimientos y tareas manuales.
¿Necesita su organización gestionar procesos de negocio mediante BPMS ?
Hay síntomas claros que ayudan a identificar la necesidad de mejora en la gestión de procesos en una Empresa, sirvan de ejemplo los siguientes:
- Los procesos implican tareas humanas y varios sistemas de Información y hay una escasa visibilidad de los mismos.
- Aunque haya procedimientos que describan las tareas de trabajo y los procesos, es complejo verificar interacciones, contradicciones, y el cumplimiento de los mismos.
- Es difícil identificar los cuellos de botella en los procesos.
- Gran parte de la ineficiencia de los procesos se debe a la falta de una clara responsabilidad sobre los mismos.
- Con frecuencia es difícil indicar con precisión quién debe realizar algunas tareas.
- Tras la consecución de un objetivo, a menudo es difícil identificar quién hizo qué.
- Existe una considerable inconsistencia en los tiempos de respuesta del empleado para completar tareas habituales.
- Faltan medidas adecuadas para evaluar el rendimiento de los empleados.
- La falta de controles sobre las tareas hace que la conveniencia y el hábito impida la mejora de los procesos.
- La gestión del cambio organizacional no se realiza con el éxito deseado debido a las dificultades de sus individuos de asimilar los nuevos roles o gestionar diferentes recursos.
- Organizaciones que han puesto en marcha iniciativas de gestión por procesos (ej. Six Sigma, TQM, CMMI), o los que ya lo han hecho, encuentran importantes dificultades para llevar las teorías a la práctica, entre otras, el adecuado soporte tecnológico.
- Muchas de las reglas de negocio y definición de parte de los procesos actuales están incorporados a los sistemas de front-office y back-office, en motores de workflow propietarios de estos, que precisan de gran carga de programación y por tanto no adecuados para una gestión del cambio ágil.
¿Qué ofrece un BPMS para la gestión de una organización?
- Las suites BPMS facilitan la orquestación tanto de tareas humanas como de sistemas en un mismo proceso a la vez que permiten utilizar las aplicaciones legacy existentes en la organización.
- Proporcionan al usuario un entorno de trabajo intuitivo mediante el uso de un portal de tareas que combina capacidades de Monitorización de Actividades de Negocio (BAM), e Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) definidos por el usuario en tiempo real y procesos de datos históricos proporcionando feedback cuantitativo a los propietarios de procesos.
- Permiten adaptarse a las necesidades del mercado y manejar excepciones, de una forma ágil, modificando tanto las reglas de negocio como los procesos en tiempo real.
- Identifican cuellos de botella en los procesos mediante la combinación de simulación, herramientas de escenarios-test, y capacidades analíticas que monitorizan los procesos a través del ciclo de vida completo de los mismos.
- Las suites BPMS ofrecen una gestión de tareas inequívoca y con una trazabilidad completa, permiten definir en cada tarea quién es responsable de qué, qué actividades están retrasadas y cuanto tiempo se retrasaron, otras completadas.
- En el caso de tareas rutinarias, se asegura la consistencia. La visualización de los procesos facilita a los usuarios la identificación de tareas inter-departamentales o inter-organizacionales y un mayor compromiso con la actividad al conocer la implicación de su trabajo.
- La Dirección dispone de herramientas para identificar las mejores prácticas y verificar el cumplimiento de las políticas. Pueden reasignar actividades, flujos de información o modificar un proceso iniciado adaptando reglas de negocio en tiempo real. La Dirección puede fácilmente comparar el rendimiento entre varios grupos, departamentos, equipos o individuos incluso en tiempo real, lo que permite también la evaluación del rendimiento y la identificación de las mejores prácticas.
- En un mismo proceso puede combinarse contenido estructurado y no estructurado, con documentos y formularios cuyo contenido va dirigiendo el resultado de nuevos eventos de forma que procesos que incluyen la creación, modificación y aprobación de contenido en una organización se realizan de forma inequívoca y sin fisuras.
¿Por dónde comenzar?
BPMS se construye y apoya sobre la infraestructura existente en la organización, por ejemplo, los datos de clientes pueden estar en un CRM, el inventario de productos y planificación de aprovisionamiento en un SCM, y en el ERP, el histórico de compras y de pagos de clientes, y la suite de BPMS orquestará las tareas que permiten gestionar algo sencillo como una aprobación por el director financiero, de un pedido mayor de lo habitual de un producto con escaso inventario para un cliente X, pero también puede dar respuestas a procesos que tengan mayor número de interacciones entre personas, sistemas y nodos de decisión:
El lanzamiento de un nuevo producto dietético por parte de la unidad de negocio de “Consumer Light” en Europa, participan 9 afiliadas y 4 grupos internacionales, el registro sanitario está en marcha, el diseño de la imagen ha vuelto a modificarse por 2 de las afiliadas que cuentan con mayor cuota de mercado, la horquilla de precios está aprobada y ahora el product manager en cada país deberá conseguir la aprobación local de precio por parte del Comité Comercial en cada caso. El plan de colocación en el canal mayorista está teniendo algunas dificultades en las afiliadas del sur de Europa, y solo parte de los materiales publicitarios han recibido la aprobación en algún caso.
Al fin y al cabo, seguimos gestionando procesos y sus tareas, con limitaciones de tiempo, recursos y personas, interaccionando información y personas con tareas automatizadas en diferentes localizaciones y con diferentes sistemas, que pueden articularse mediante la implantación de un BPMS.
El capital necesario y el tiempo requerido para llevar a cabo la implantación de un BPMS es muy inferior al de otros proyectos tecnológicos por los que en cualquier caso ya ha pasado la organización – es el caso por ejemplo, de un ERP o un CRM-.
Al tratarse de una solución altamente escalable, no es necesario esperar a acometer el cambio estratégico en la compañía. BPMS puede entrar en la empresa de la mano de una unidad de negocio o incluso un departamento –por ejemplo, desde el área Legal para dar respuesta en la empresa a los requerimientos de la Ley de Protección de Datos-. De este modo la inversión y el tiempo dedicados serán menores y en proporción al riesgo implicado, y la rápida consecución del ROI guiarán la confianza de los responsables en la organización para acometer nuevos proyectos y de mayor repercusión.
|
|
|
Ejemplo de “Gestión de Orden de Compra”
con un BPMS, orquestación de actividades entre varios
sistemas y personas incluyendo interacciones con reglas de
negocio en MS BizTalk, Información en el ERP de la
organización, controles de roles en el directorio activo,
uso de formularios (MS InfoPath) y archivo en librería
documental (MS SharePoint.)
|
Conclusión
- Independientemente del sector donde operemos, las actividades se organizan en procesos, y lasSuites de BPM se presentan como la mejor opción tecnológica para orquestarlos con Agilidad y Control nunca antes disponibles.
Las Suites de BPM ofrecen:
- Automatización, Trazabilidad y Control de tareas,
procesos y sus diferentes versiones.
|
- Integrarse con los sistemas operacionales (ERP, CRM,
SCM y otros Legacy) y bases de datos existentes en la organización.
|
- Integrarse con los procesos tanto de Proveedores como
de Clientes y Colaboradores.
|
- Incorporar las reglas de negocio que define en cada momento
la organización.
|
- Proporcionar a la Dirección la visibilidad de
los procesos, monitorizar las operaciones en tiempo real.
|
- Agilidad para responder a los cambios en las condiciones
de mercado de modo que la Dirección pueda manejar
excepciones y modificar en tiempo real tanto reglas de negocio
como los mismos procesos.
|
- No se trata de decidir si implantar o no una solución de BPM, sino cuándo. Como en todos los ciclos tecnológicos, son las organizaciones innovadoras las primeras que marcarán la tendencia del mercado.
- BPM está para quedarse y continuará llenando conversaciones en los próximos tiempos:
“En la empresa del mañana las personas podrán liberar la energía creativa que dará lugar a una era de enorme innovación y descubrimiento, realizando el potencial y la promesa de la mente”. Frederick Winslow Taylor (1856-1915.
Enlaces de interés:
www.ascentn.es
juanjo.rodriguez@ascentn.es
|
|
