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En la actualidad, con el rápido crecimiento empresarial en toda Europa y un mercado cada vez más globalizado, gran parte del tejido empresarial español e incluso la Administración Pública han entrado en una dinámica de trabajo realmente exigente. Ante esta situación, las entidades se ven obligadas a adaptarse, para ello han de innovar y cambiar la forma de funcionar de su negocio. Igualmente, se ha visto impulsada la búsqueda de formas más eficientes y efectivas de prestar servicios y de ser competitivas, aprovechando las nuevas tecnologías para automatizar al máximo, gestionar y mejorar los procesos de negocio. La mera formulación de la estrategia ya no es suficiente en este entorno tan competitivo, también es esencial diseñar y mejorar adecuadamente los procesos para implantar dicha estrategia con eficacia.
Las mejoras y cambios de este avance tecnológico se empiezan a apreciar. Algo tan familiar en la vida diaria como los PCs, cajeros automáticos, telefonía móvil e Internet, etc son tecnologías que han conseguido puntos de inflexión fundamentales, nuevas formas de gestión y trabajo e incluso la innovación en productos y servicios. Sin embargo, en este proceso de innovación, subyace el problema del retorno de la inversión. Aunque se realizan cuantiosas inversiones en tecnologías, sistemas y aplicaciones, muchas corporaciones no han alcanzado todavía el control total de cada proceso, de principio a fin, ni han llegado a tener la flexibilidad y agilidad necesarias en un mundo cada vez más cambiante y regulado.
Si nos centramos en la Administración, se percibe claramente que en muchos países, ciudades y municipios se están llevando a cabo iniciativas de desarrollo de Gobierno electrónico (e-Gobierno) o Administración Electrónica (e-Administración), todo ello para buscar una mejora en la eficiencia y eficacia de los procesos internos y de vinculación con la sociedad. Y es que los ciudadanos no sólo esperan de las AAPP mecanismos de seguridad y privacidad, sino también un buen nivel de servicio y facilidades en los trámites. Respondiendo a estas necesidades, la Administración está emprendiendo proyectos con el objeto de redefinir, normalizar y simplificar los trámites, mejorar el acceso y compromiso hacia los ciudadanos y presentar una información unificada.
Por otro lado, a nivel interno, la Administración necesita implantar soluciones para mejorar la colaboración y coordinación entre distintos entes administrativos, con el fin de compartir y unificar información, coordinar actividades y trámites, y lograr automatizar flujos de trabajo interministeriales y con ayuntamientos, lo que conllevaría una visión más unificada de cara a los ciudadanos.
Ahora la clave está en la Innovación y la transformación operacional, y ésta se logra únicamente a través de las tecnologías BPM (Business Process Managment), las cuales contemplan a su vez innumerables beneficios. Entre estas ventajas destacan la mejora de la atención y servicio al cliente, la disminución drástica del tiempo de finalización de cada proceso, según el caso; la transformación del entorno de trabajo, de “reactivo” a “proactivo”; el fácil desarrollo e implantación del B2B (Business-to-Business) y la mejora de la gestión y optimización de procesos a través de los mecanismos disponibles.
Las tecnologías BPM -o también denominadas BPMS “Business Process Management Systems”-,se encargan de automatizar, gestionar y optimizar todos los procesos del negocio. El BPM ha evolucionado desde la simple automatización del enrutamiento de documentos y actividades entre personas, a la coordinación y orquestación automática de los procesos, sistemas y recursos empresariales (trabajadores, proveedores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones y otros). Hoy en día es posible tener una Gestión del Rendimiento Empresarial (CPM – Corporate Performance Management) totalmente automatizada, asegurando así el logro consistente de los objetivos estratégicos y tácticos de la organización.
Es innegable que el BPM es una de las tecnologías que más está avanzando en el mercado. Además, no se puede olvidar que consigue un alto nivel de ROI (Retorno de la Inversión). Se trata de un factor clave a la hora de encontrar una fórmula para potenciar las inversiones en tecnologías y sacar el máximorendimiento a las grandes inversiones realizadas en aplicaciones, sistemas y ERPs tanto en empresas como en la Administración.
Afortunadamente en estos últimos dos años, en España se ha incrementado la preocupación por lograr controlar y mejorar los procesos de negocio, tanto en la empresa privada (grande y mediana), como en la Administración Pública. En este contexto, el BPM es el conjunto de tecnologías que les permite incrementar la calidad de los servicios a los ciudadanos, innovar en procesos y, a su vez, reducir costes operativos.
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