La adecuada gestión de los procesos de negocio empresariales, clave para la innovación

¿Qué nos hace diferentes? ¿Qué hace que un cliente se decante por mi producto y no por el de mi competencia? Son cuestiones que se plantean cada día los ejecutivos de distintas compañías y que IBM puede ayudar a responder.

El actual entorno, en el que las organizaciones desarrollan su actividad, tiene como características básicas el alto grado de competitividad y la aceleración en la aparición de cambios. Para sobrevivir y triunfar en dicho entorno es básico en primer lugar diferenciarse de los competidores y en segundo lugar adaptarse a los cambios. En IBM pensamos que la respuesta a todas estas cuestiones está en la innovación.Pero ¿cómo facilitar que la innovación esté presente en los modelos de negocio empresariales? En una encuesta elaborada recientemente por IBM, preguntamos a ejecutivos de distintas compañías de todos los sectores por sus necesidades y las barreras que les dificultaban innovar y en la mayor parte de los casos coincidieron en los siguientes aspectos:

• Necesidad de comprender y modificar los procesos y operaciones con rapidez. El problema es que los procesos no suelen ser comprendidos por toda la organización. Además existen inconsistencias y se desarrollarona medida sin capacidades de flexibilidad.

• Necesidad de construir soluciones a partir de componentes reutilizables. Pero en la realidad no se suele saber por dónde empezar.

• Necesidad de analizar las operaciones y procesos en tiempo real para poder intervenir rápidamente. Pero no se puede hacer con la suficiente flexibilidad y hace falta un gran esfuerzo.

• Necesidad de obtener rápidamente resultados y valor. Pero los cambios suelen conllevar proyectos de larga duración y de dudoso retorno de la inversión.

Es decir, la mayor parte de los obstáculos a la innovación están dentro de la propia organización. Para solucionar los problemas anteriormente expuestos sobre la adecuada gestión de los procesos de negocio la tecnología juega un papel fundamental. La solución de gestión de procesos de negocio (BPM) de IBM se basa en la arquitectura orientada a servicios (SOA). Son múltiples los beneficios derivados de basarse en este tipo de arquitectura. En primer lugar la estandarización facilita la integración de los diferentes recursos tanto de la organización como de terceros. Además facilita la reutilización de las aplicaciones existentes, como ERPs, CRMs, desarrollos a medida, sistemas host, aplicaciones ofimáticas, bases de datos, etc. La clave es definir y exponer o publicarlas distintas funcionalidades de las aplicaciones de forma estándar lo que facilita su utilización por toda la organización y su ecosistema (clientes, proveedores o socios). El objetivo de esta política de servicios es elevar la productividad de los recursos implicados. Para la óptima gestión de dichos servicios en IBM proponemos la implantación en las organizaciones de lo que llamamos el “gobierno de SOA” (o SOA Governance) que nos permite sacar el máximo partido a las arquitecturas orientadas a servicios. En este aspecto es muy importante la utilización de un registro y repositorio (WebSphere Service Registry and Repository).

Por tanto, es clave implementar una arquitectura orientada a servicios que funcione con unas herramientas y una metodología de gestión de procesos que permita que todo fluya perfectamente una vez que esté en marcha. Este es precisamente el área en que cobra protagonismo la gestión de los procesos de negocio o BPM (Business Process Management).

La solución BPM de IBM aporta a las empresas flexibilidad, eficiencia y conocimiento de lo que ha ocurrido y está ocurriendo con su negocio. Para ser capaces de optimizar los procesos de negocio, dividimos la gestión de los procesos en cuatro áreas: Modelo o Análisis de Negocio, Ensamblaje, Ejecución y Monitorización. Las distintas fases que lo integran son las siguientes:

• Diseño de los componentes del proceso. Los procesos pueden ser tanto nuevos como ya utilizados en otros entornos. Esta fase depende de los profesionales de negocio, no de los técnicos, porque son ellos quienes realmente conocen las necesidades existentes. En esta fase se realiza elanálisis de negocio basándose en funcionalidades como la simulación, rediseño de procesos, análisis estático y dinámico. Además se definen las métricas de negocio y los indicadores clave de rendimiento (KPIs)que se considerarán en la fase de monitorización. Una vez acabada esta fase se generan dos estándares que nos permiten la integración con tecnología: BPEL (Business Process Execution Language), que genera una serie de códigos que definen el proceso que ha sido diseñado y UML (Unified Modeling Language) que permite la implementación de los servicios.

• Integración con la tecnología y puesta en marcha del proceso. Esta fase la llevan a cabo los profesionales de tecnologías de la informaciónutilizando una herramienta de desarrollo y partiendo del lenguaje BPEL. El objetivo es ensamblar el proceso con los servicios definidos por la organización o por terceros. Y además de modelar lo que llamamos coreografía de servicios, se pueden definir reglas de negocio. Éstas son tenidas en cuenta en la ejecución de los procesos y proporcionan una gran flexibilidad al poder ser modificadas y publicadas en tiempo real para que los procesos las incorporen.

• Seguimiento o análisis completo del proceso. Para esta fase se utilizan una serie de vistas que permiten valorar si el proceso funciona correctamente.El análisis no se hace simplemente de la tecnología, sino que se evalúa el proceso en sí, desde el punto de vista de negocio (productividad de recursos, costes asociados, tiempos de respuesta, márgenes etc.). Es decir, visualización de los KPIs y métricas de negocio definidas para la creación de cuadros de mando sobre los procesos.

Además, el proceso completo permite la retroalimentación, es decir, una vez que se han cumplido las cuatro etapas, se puede reiniciar el ciclo para buscar posibles mejoras o adaptarse a los cambios. Para la óptima gestión de los procesos de negocio nuestra recomendación es basarse en una arquitectura orientada a servicios o SOA. Su implementación en arquitecturas que no estén orientadas a servicios siempre tendrá carencias porque pueden surgir múltiples problemas de integración, de reutilizacióny de gestión del cambio.

Estratégicamente, la mayoría de las compañías son conscientes de que deben apostar por la gestión de los procesos de negocio, pero aún así, hace falta una apuesta sólida por estas soluciones para que cualquier empresa pueda maximizar las inversiones que realiza en tecnologías de la información. El BPM emerge así como el elemento clave para proporcionar a las organizaciones la flexibilidad y la agilidad necesarias para responder de forma efectiva a los nuevos cambios y oportunidades del mercado.