Club-BPM - Gestión, Automatización, Inteligencia de Procesos y Transformación Digital
 

   
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  Opinión del Experto

   
 
 

BPMS (Business Process Management Systems): Flexibilidad y Agilidad Empresarial

Por: Renato de Laurentiis, Director Ejecutivo de Club-BPM

 

 

Uno de los principales retos de las empresas y administración pública es conseguir la flexibilidad y agilidad necesarias para adaptarse a los continuos movimientos reguladores y necesidades del mercado, y las tecnologías BPM son las únicas para convertir este reto en una realidad.

 

 

Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos, pero frecuentemente están frenadas por aplicaciones y sistemas que no están preparados para explotar nuevas oportunidades y adaptarse a los cambios de forma ágil.

La Gestión de y por Procesos Moderna (Modern BPM), en un estado muy evolucionado y maduro, ha emergido como el elemento clave para proveer a las organizaciones de la “Agilidad” y “Flexibilidad” necesarias para responder de forma rápida a los nuevos retos y oportunidades de mercado.

Las empresas exigen un alto ROI y ya muchas de ellas han comprobado que este tipo de tecnologías y enfoques lo aporta, consiguiendo espectaculares mejoras y beneficios.

Las nuevas tecnologías siempre conllevan mejoras y cambios en cualquier tipo de organización, y hemos visto como las bases de datos relacionales e Internet han creado cambios fundamentales desde hace ya muchos años. De igual manera ocurre con las Tecnologías BPM (BPM Systems).

Cualquier empresario o director debería de hacerse las siguientes pregunta : ¿Consideramos nuestros procesos como un activo crucial de nuestra empresa? ¿Los tenemos bien definidos y gestionados? ¿Y los tenemos automatizados correctamente, con las tecnologías adecuadas?

Si contestamos con total sinceridad veremos que efectivamente no conocemos perfectamente la arquitectura de nuestra empresa y no hemos automatizado correctamente los procesos de negocio.

Automatización y Orquestación de Procesos

Muchas organizaciones se han dado cuenta de que aunque han hecho grandes inversiones en tecnologías, sistemas y aplicaciones, aún no han alcanzado el control total de cada proceso, de principio a fin, además de haber logrado la flexibilidad y agilidad necesaria.

La clave angular de las Tecnologías BPM (BPM Systems), es la tecnología (software) BPMS:WorkFlow. Desde inicios de los '90, esta tecnología ha evolucionado desde la simple automatización del enrutamiento de documentos y actividades entre personas, a la coordinación y orquestación de los procesos de negocio utilizando todos los recursos (trabajadores, proveedores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, datos, comunicaciones y otros). Además, el resto de Tecnologías BPM, para la Integración de aplicaciones, automatización de decisiones y reglas de negocio, Inteligencia Artificial, Realidad Aumentada, RPA, y muchas otras, están permitiendo implementar soluciones cada vez más eficientes y más ágiles, y a su vez logrando la Transformación Digital y Empresarial.

Beneficios

Los beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuación describo los más importantes:

  • Mejora drásticamente la atención y servicio al cliente.

  • Reduce significamente los costes operacionales de la organización.

  • Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos

  • Disminuye drásticamente el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades y personas.

  • Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso.

  • Disminuye “drásticamente” el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo (P.ej.: Orden de compra, tramitación de siniestro, pedido de cliente, etc.).

  • Simplificación de salidas - “outputs” – automáticas.Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a móviles, etc.

  • Disponibilidad de mecanismos para una óptima gestión y optimización de procesos.

  • Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo.

  • Y un largo etcétera.....

 

Monitorización de procesos y recursos empresariales

La gestión del rendimiento empresarial es el proceso de medir y analizar indicadores claves con el fin de ser más eficientes y lograr objetivos tácticos y estratégicos, bajo cuatro perspectivas: el aprendizaje y el crecimiento, los procesos de negocio, los clientes, y las finanzas.

Los procesos deben ser monitorizados con el fin de saber cuáles son sus resultados, y su rendimiento y comportamiento. Sólo de esta manera podremos implementar en la empresa u organización, un ciclo permanente de Mejora Continua, y tener realmente dominados nuestros procesos de negocio.

La monitorización puede ser activa ( “tiempo real” ), o pasiva. Sea una u otra, ésta permite a las empresas reaccionar a tiempo, optimizar procesos existentes, e incluso, cambiar sobre la marcha la finalización de aquellos procesos que están fallando.

Además, con la Inteligencia Operacional Predictiva, cualquier organización puede identificar y mitigar los Riesgos de forma mucho más eficaz. De igual manera, se logra la anticipación y detección de posibles Oportunidades de negocio.

 

Conclusiones

La implantación del BPM Moderno y los BPMS (BPM Systems) han emergido como un factor clave y estratégico, el cual las organizaciones están adoptando con más frecuencia para mejorar sus procesos y recursos empresariales, y lograr la Transformación Digital.

En España y en Latinoamerica, en estos últimos años, se ha visto incrementada la preocupación de lograr controlar y mejorar los procesos de negocio, tanto en la empresa privada como en la administración pública.