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Cómo mejorar la eficiencia y la efectividad de las organizaciones a través de las tecnologías BPM

Fuente: Club-BPM

BT demuestra que la transformación digital ya está en marcha - See more at: http://www.computing.es/cios/noticias/1088702000201/bt-demuestra-transformacion-digital-ya-marcha.1.html#sthash.cdfHFGTX.dpuf
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Debido al entorno competitivo y cambiante al que se enfrentan las organizaciones hoy en día, es necesario mantener vivo el concepto de la evolución y transformación hacia la excelencia. Las organizaciones necesitan ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios a los que se ven sometidas (cambio en las necesidades de los clientes, en la legislación aplicable, en la tecnología disponible, en el personal de la organización,…) y deben ser eficaces y eficientes si quieren consolidar su negocio a medio y largo plazo.

En este artículo vamos a mostrar cómo las Tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma integrada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y a la efectividad en cualquier organización.

También veremos, a través de experiencias reales, aquellos aspectos clave a tener en cuenta en todo proceso de implantación de soluciones y tecnologías BPM para hacer que la eficiencia y efectividad esperadas sean una realidad.

Entorno actual

Hoy en día las organizaciones se enfrentan a un entorno cambiante, que está orientado a servicios altamente competitivos y a nivel global, con unos clientes o usuarios muy informados y con expectativas cada vez más exigentes.

Todo ello exige una alta competitividad y flexibilidad a nivel empresarial, ya que los cambios a los que se enfrentan las organizaciones pueden ser de múltiple naturaleza.

Pueden estar basados en la evolución de las necesidades los clientes, en los cambios legislativos, en las tecnologías o en el propio personal de la organización.

Para poder consolidar el negocio de la empresa a medio / largo plazo y poder dar un servicio o producto de calidad las organizaciones necesitan:

    • Ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios

    • Ser eficaces y eficientes

Considerando el entorno actual, las empresas necesitan de las siguientes capacidades:

Flexibilidad:

    • Capacidad para adaptarse a los continuos cambios en las necesidades de clientes y empresa.
    • Alcanzable si las organizaciones no son rígidas (muy jerárquicas, burocráticas).

Agilidad:

    • Capacidad de afrontar los cambios necesarios en el menor tiempo posible.
    • Alcanzable si la organización es flexible y está preparada para cambiar continuamente.

Efectividad o eficacia:

    • Capacidad de conseguir el resultado esperado.
    • Alcanzable si entendemos correctamente las necesidades a cubrir, es decir, conocemos lo que espera el cliente y somos capaces de satisfacerle.

Eficiencia:

    • Capacidad de ejecutar la mejor forma de hacer las cosas para consumir la menor cantidad de recursos posibles (costes, tiempos, …)
    • Asegura que el modelo de negocio planteado sea sostenible en el tiempo.

Tecnologías BPM y Excelencia

Los profesionales del negocio, de procesos y de sistemas (TI), deben ser capaces de aunar sus capacidades y esfuerzos en la búsqueda de la optimización y la transformación, mediante un lenguaje común y unos mismos objetivos, a través de una metodología especializada.

Según Janelle Hill, Vicepresidente de investigación de Gartner, las Tecnologías BPM ganan la triple corona en ahorro de dinero, ahorro de tiempo y valor añadido.


La aplicación de Tecnologías BPM es clave para las organizaciones con la necesidad de:

    • Mejorar la definición y el conocimiento de su cadena de valor: procesos clave, estratégicos y de soporte.

    • Replantear su negocio para sobrevivir.

    • Mejorar sus procesos de negocio.

    • Incorporar novedades tecnológicas, mejoras en comunicaciones, nuevo software, planes de sistemas.

    • Mejorar la eficiencia y la eficacia de distintas áreas de negocio: plantas de producción con bajo rendimiento, unidades de negocio ineficientes, necesidad de aumentar la producción, etc.

    • Detectar problemas: la organización desconoce si está trabajando con la estructura y los procesos adecuados.

    • Mejorar la coordinación y comunicación entre las distintas áreas.

    • Implantar normativas / estándares vigentes (ejemplo: ISO 9000:2000).

    • Fomentar el trabajo en equipo mediante trabajo colaborativo.

    • Integrar departamentos, integrar agentes externos (clientes, proveedores, etc.) en sus procesos de negocio.

    • Fusionarse con otra empresa

    • Y un largo etc.....

Los beneficios a nivel estratégico y táctico que se pueden obtener mediante las Tecnologías BPM son:

    • Identificación de estrategias que orienten los recursos de la empresa a la satisfacción del cliente y a la optimización de la cadena de valor.

    • Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad y agilidad ante los retos.

    • Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.

    • Adecuación del producto/servicio prestado al valor demandado y perceptible por el cliente.

    • Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.

    • Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.

    • Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios.

Algunas situaciones actuales en las organizaciones a nivel operativo:

    • Las actividades en las que deben colaborar varios departamentos y/o organizaciones se atascan, causando problemas, retrasos y mal servicio.

    • La información no fluye entre departamentos. Se pierde información y no se sabe quien debe realizar cada una de las tareas.

    • El equipo de gestión no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y sobre la eficiencia de la ejecución. No existe información fiable para poder tomar decisiones.

    • La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la organización.

    • El conocimiento de cómo se hacen las cosas está distribuido por toda la organización, y en manos de unas pocas personas.

La implantación de Tecnologías BPM aporta los siguientes beneficios:

    • Automatizar de forma ágil y ordenada los procesos de negocio.
  • Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.

o Fotografía en tiempo real de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.

  • Detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización

o Cuellos de botella
o Reparto de la carga de trabajo.
o Eliminar actividades que no generan valor
o Eliminar duplicidades
o Reducir movimientos de documentos e información
o Minimizar aprobaciones y revisiones

  • Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.

  • Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.

  • Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.

  • Mantener el conocimiento y procedimientos de la organización de forma centralizada.


Implantación de Automatización y Gestión Moderna de Procesos con Tecnologías BPM

Para asegurar el éxito es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

    • Compromiso personal del equipo, tanto técnico (TI) como de negocio

    • Seguimiento y apoyo de la Alta Dirección.

    • Implantar una metodología moderna, especializada y ágil ( Metodología Ágil BPM:RAD® )

    • Objetividad y experiencia del equipo de proyecto.

    • Abordar la implantación en diferentes etapas, empezando con procesos sencillos pero con alta repercusión.

    • Marcar objetivos claros y hacer el seguimiento necesario para conocer el grado de consecución de los mismos.

    • Implantar una dinámica de aprendizaje hacia la especialización y la excelencia.

    • Facilitar la implantación mediante una correcta gestión del cambio.

    • Aprender de la experiencia para extender el uso de la tecnología y de la cultura BPM (Gestión de y por Procesos) en la organización.