Debido al entorno competitivo y cambiante al que se enfrentan las organizaciones hoy en día, es necesario mantener vivo el concepto de la evolución y transformación hacia la excelencia. Las organizaciones necesitan ser ágiles y flexibles para afrontar los continuos cambios a los que se ven sometidas (cambio en las necesidades de los clientes, en la legislación aplicable, en la tecnología disponible, en el personal de la organización,…) y deben ser eficaces y eficientes si quieren consolidar su negocio a medio y largo plazo.
En este artículo vamos a mostrar cómo las Tecnologías BPM ofrecen el motor idóneo para aumentar los niveles de productividad y competitividad de forma continua, facilitando la adopción de una estrategia para gestionar de forma integrada personas, sistemas y contenidos a través de los procesos, algo que asegura la mejora de la eficiencia y a la efectividad en cualquier organización.
También veremos, a través de experiencias reales, aquellos aspectos clave a tener en cuenta en todo proceso de implantación de soluciones y tecnologías BPM para hacer que la eficiencia y efectividad esperadas sean una realidad.
Entorno actual
Hoy en día las organizaciones se enfrentan a un entorno cambiante, que está orientado a servicios altamente competitivos y a nivel global, con unos clientes o usuarios muy informados y con expectativas cada vez más exigentes.
Todo ello exige una alta competitividad y flexibilidad a nivel empresarial, ya que los cambios a los que se enfrentan las organizaciones pueden ser de múltiple naturaleza.
Pueden estar basados en la evolución de las necesidades los clientes, en los cambios legislativos, en las tecnologías o en el propio personal de la organización.
Para poder consolidar el negocio de la empresa a medio / largo plazo y poder dar un servicio o producto de calidad las organizaciones necesitan:
Considerando el entorno actual, las empresas necesitan de las siguientes capacidades:
- Capacidad para adaptarse a los continuos cambios en las necesidades de clientes y empresa.
- Alcanzable si las organizaciones no son rígidas (muy jerárquicas, burocráticas).
Agilidad:
- Capacidad de afrontar los cambios necesarios en el menor tiempo posible.
- Alcanzable si la organización es flexible y está preparada para cambiar continuamente.
Efectividad o eficacia:
- Capacidad de conseguir el resultado esperado.
- Alcanzable si entendemos correctamente las necesidades a cubrir, es decir, conocemos lo que espera el cliente y somos capaces de satisfacerle.
Eficiencia:
- Capacidad de ejecutar la mejor forma de hacer las cosas para consumir la menor cantidad de recursos posibles (costes, tiempos, …)
- Asegura que el modelo de negocio planteado sea sostenible en el tiempo.
Tecnologías BPM y Excelencia
Los profesionales del negocio, de procesos y de sistemas (TI), deben ser capaces de aunar sus capacidades y esfuerzos en la búsqueda de la optimización y la transformación, mediante un lenguaje común y unos mismos objetivos, a través de una metodología especializada.
Según Janelle Hill, Vicepresidente de investigación de Gartner, las Tecnologías BPM ganan la triple corona en ahorro de dinero, ahorro de tiempo y valor añadido.
La aplicación de Tecnologías BPM es clave para las organizaciones con la necesidad de:
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Replantear su negocio para sobrevivir.
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Mejorar sus procesos de negocio.
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Incorporar novedades tecnológicas, mejoras en comunicaciones, nuevo software, planes de sistemas.
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Mejorar la eficiencia y la eficacia de distintas áreas de negocio: plantas de producción con bajo rendimiento, unidades de negocio ineficientes, necesidad de aumentar la producción, etc.
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Detectar problemas: la organización desconoce si está trabajando con la estructura y los procesos adecuados.
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Mejorar la coordinación y comunicación entre las distintas áreas.
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Implantar normativas / estándares vigentes (ejemplo: ISO 9000:2000).
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Fomentar el trabajo en equipo mediante trabajo colaborativo.
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Integrar departamentos, integrar agentes externos (clientes, proveedores, etc.) en sus procesos de negocio.
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Fusionarse con otra empresa
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Y un largo etc.....
Los beneficios a nivel estratégico y táctico que se pueden obtener mediante las Tecnologías BPM son:
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Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad y agilidad ante los retos.
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Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.
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Adecuación del producto/servicio prestado al valor demandado y perceptible por el cliente.
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Despliegue coherente y óptimo de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.
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Establecimiento de nuevas fuentes de mejora de la productividad.
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Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios.
Algunas situaciones actuales en las organizaciones a nivel operativo:
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La información no fluye entre departamentos. Se pierde información y no se sabe quien debe realizar cada una de las tareas.
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El equipo de gestión no tiene visibilidad sobre el trabajo en curso, y sobre la eficiencia de la ejecución. No existe información fiable para poder tomar decisiones.
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La carga de trabajo es desigual, lo que permite que aparezcan cuellos de botella que repercuten en la eficiencia de toda la organización.
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El conocimiento de cómo se hacen las cosas está distribuido por toda la organización, y en manos de unas pocas personas.
La implantación de Tecnologías BPM aporta los siguientes beneficios:
- Automatizar de forma ágil y ordenada los procesos de negocio.
- Mejorar el control sobre todas las actividades en curso.
o Fotografía en tiempo real de las actividades que se están realizando en la empresa, así como del trabajo pendiente.
- Detectar y corregir rápidamente problemas y oportunidades de mejora en el funcionamiento de la organización
o Cuellos de botella
o Reparto de la carga de trabajo.
o Eliminar actividades que no generan valor
o Eliminar duplicidades
o Reducir movimientos de documentos e información
o Minimizar aprobaciones y revisiones
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Disminuir los tiempos muertos entre actividades que requieren de la colaboración de varias personas, departamentos u organizaciones.
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Cumplir normativas y estándares, mejorando la trazabilidad, transparencia y documentación de todas las actividades.
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Aumentar la rapidez en la puesta en marcha nuevos servicios y aplicaciones, sin tener que hacer complejos y costosos desarrollos a medida.
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Mantener el conocimiento y procedimientos de la organización de forma centralizada.
Implantación de Automatización y Gestión Moderna de Procesos con Tecnologías BPM
Para asegurar el éxito es necesario tener en cuenta los siguientes factores:
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Seguimiento y apoyo de la Alta Dirección.
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Implantar una metodología moderna, especializada y ágil ( Metodología Ágil BPM:RAD® )
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Objetividad y experiencia del equipo de proyecto.
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Abordar la implantación en diferentes etapas, empezando con procesos sencillos pero con alta repercusión.
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Marcar objetivos claros y hacer el seguimiento necesario para conocer el grado de consecución de los mismos.
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Implantar una dinámica de aprendizaje hacia la especialización y la excelencia.
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Facilitar la implantación mediante una correcta gestión del cambio.
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Aprender de la experiencia para extender el uso de la tecnología y de la cultura BPM (Gestión de y por Procesos) en la organización.