Contexto
El Instituto Nacional de Tecnología Agropecuaria (INTA) es un organismo dependiente del Ministerio de Agricultura, Ganadería, Pesca la Nación. Sus principales funciones son generar, adaptar y transferir tecnologías, conocimientos y procesos de aprendizaje para el ámbito agroindustrial, forestal y agropecuario. El INTA genera información y tecnologías aplicadas a procesos y productos, que luego son trasladadas a los productores.
Con el objetivo de optimizar la gestión institucional, se desarrolló en el marco de la gestión de Procesos y Calidad el proyecto de “Modernización de la gestión administrativa” que comprendía la implementación de un BPM paralelamente a la modificación de normativas internas y de la estructura con el fin de reducir la complejidad de los procesos, manteniendo la seguridad jurídica y mejorando el sistema de información.
“El corazón del INTA son los proyectos. Alrededor de los proyectos se mueve la organización. Cualquier actividad tiene impacto directo o indirecto en la gestión de información para el productor”- afirma Juan Manuel Fernandez Arocena –Director Nacional Asistente de Sistemas de Información, Comunicación y Calidad (DNA SICyC -INTA).
Situación
El INTA cuenta con más de 9000 empleados y tiene presencia en las cinco ecorregiones de la Argentina (Noroeste, Noreste, Cuyo, Pampeana y Patagonia), a través de una estructura que comprende: una sede central, 15 centros regionales, 5 centros de investigación, 50 estaciones experimentales, 16 institutos y más de 300 unidades de extensión.
Desde el área de Procesos y Calidad, cuyo objetivo era modernizar la gestión institucional, se detectaron serias dificultades en cuestiones de generación de información derivados de la complejidad de la estructura organizacional. No se contaba con una infraestructura de red en los diversos puntos operativos del país, las gestiones de las distintas unidades estaban descoordinadas operando como departamentos estancos y los procesos solían derivar en una gestión burocrática y engorrosa.
Previo a la implementación de PECTRA BPM Savia, las actividades se realizaban de forma manual y mediante documentos escritos, lo que redundaba en costos indirectos de seguimiento, validación y envío de la información. Era muy complejo obtener visibilidad del status de un trámite. Las gestiones o trámites internos implicaban un extenso proceso de autorización. Generalmente cada uno de estos trámites era cargado en sistemas aislados y gestionado en papel, atravesando distintas instancias de aprobación en diversas oficinas en el país, demorando semanas en ser resueltos independientemente de la complejidad del mismo. Estas solicitudes solían generar un enorme tráfico de e-mails y llamados de seguimiento. Existían numerosos puestos administrativos por cada unidad abocados a estas gestiones, asistiendo a los autorizadores en la revisión de la documentación.
Era necesario entonces contar con una herramienta que integre las aplicaciones y las bases de datos de los sistemas, y les permita desarrollar un sistema de gestión integrado que involucre todas las actividades y sistemas, tanto los administrativos como los de proyectos.
Solución
“El objetivo general era naturalizar el relevamiento de información, dibujar el mapa de creación de información para cambiar la realidad del sujeto rural” explica Juan Manuel Fernandez Arocena –DNA SICyC (INTA) - “La misión y propósito era lograr que se trabaje bajo un sistema de normas que no implique una carga de trabajo innecesaria. Como estaban planteadas ciertas normas administrativas sólo lograban burocratizar. La idea era que la gente pueda naturalizar la tecnología en el desempeño de sus actividades. Eso buscaba en PECTRA”.
El proyecto permitiría integrar y digitalizar la información proveniente de múltiples aplicaciones y procedimientos manuales. Para lograrlo fue necesario abordar la complejidad estructural, realizar una profunda reingeniería de los procesos, automatización de las tareas, y contar con una herramienta que integre los sistemas y aplicaciones.
Se realizó la implementación de PECTRA BPM Savia con el objetivo de reducir los tiempos y costos originados por el tráfico de mails y llamados en instancias de aprobación y por la burocracia característica de los procesos administrativos.
Inicialmente se conformó un equipo interdisciplinario compuesto por profesionales de diversas áreas: Procesos y Calidad, Dirección General de Administración, RRHH y Sistemas (TI). El primer paso fue elaborar un listado de procesos automatizables a relevar y la fijación de objetivos a corto y largo plazo. Se dio de alta a más de 9000 usuarios al sistema, ya que todos los empleados tienen acceso al mismo, y se definieron rangos o niveles de perfiles del sistema para los procesos. La arquitectura SOA de Pectra BPM permite que el ingreso de las solicitudes se realice desde distintos puntos de acceso, ya sea desde el portal de SharePoint y la intranet corporativa, en una sección dedicada a los trámites administrativos. El grupo interdisciplinario encargado del proyecto necesitó generar gran cantidad de instructivos, utilizando para esto recursos como videos de capacitación y manuales on line, dada la complejidad y volumen de la estructura que el organismo necesita para funcionar.
Asimismo, puesto que la arquitectura de PECTRA BPM Savia permite interactuar con los procesos desde dispositivos móviles, los especialistas desarrollaron aplicaciones para que los usuarios puedan participar de los procesos sin necesidad de ingresar al portal, ya que a partir de las alertas configuradas es posible realizar aprobaciones y otras gestiones por celular.
También fue posible desarrollar un generador de formularios acorde a las necesidades y a la estructura de procesos de la organización a partir de la posibilidad de integración del producto. En la etapa de diseño ya se logró mejorar los procesos puesto que se detectaron y eliminaron actividades que no agregaban valor y gracias a la automatización se simplificó la participación de usuarios y en algunos casos áreas completas, que intervenían innecesariamente en los procesos, en algunos casos sólo con fines estrictamente informativos (para obtener datos que cargaban posteriormente en sus registros).
A través de las Herramientas BAM de PECTRA BPM Savia se pudieron eliminar estas instancias, ya que se configuraron reportes y tableros de comando de todos los procesos. Actualmente ya se han automatizado 15 procesos: Salidas al exterior, INTA Expone, (el proceso involucra grandes compras y licitaciones para eventos, los presupuestos que se manejan son enormes y duran más de u año), Medidas presupuestarias (asignación y redistribución de fondos entre unidades), Publicación de Convocatorias, Sistema de Gestión de Mediciones (calibraciones de equipos), Roaming, Firma digital (solicitud de firma digital), seguimiento de trámites de RRHH (no automatizados), materiales de comunicación (el área tienen 97 productos), solicitud de equipos informáticos, entre otros; y existen más de 10 procesos en desarrollo
Beneficios
“Claros objetivos hacia la informatización de la gestión por procesos llevaron al alineamiento de la estructura organizacional y a la creación de herramientas específicas que están ando sus frutos. Estamos logrando sistematizar el trabajo y enfocarnos en una gestión con calidad a largo plazo. PECTRA contribuye con el Sistema de Gestión Integrado, nos provee los cimientos para posicionar los perfiles de una compleja estructura institucional vinculando mediante procesos los diversos sistemas informáticos de las unidades”. Concluye Raúl Kremer – Gerente de Procesos y Calidad (INTA).
Con PECTRA BPM Savia, el INTA administra:
* 9300 usuarios
*Un promedio de 60.000 transacciones anuales
* Hasta 1000 transacciones diarias
Y reporta los siguientes beneficios:
* Reducción de tiempos: trámites que se tardaban semanas ahora requieren horas o minutos.
* Reducción de costos en tiempos de gestión y uso de papelería.
* Incremento en la productividad: Reubicación del personal hacia tareas core de la organización. El administrador realiza la aprobación sin necesidad de asistencia, reduciéndose la necesidad de cubrir vacantes administrativas.
* Simplificación y eficientización de los trámites para los empleados.
* Transparencia en la gestión y acceso a la información.
* Procesos de gestión eficaces: integra los flujos de trabajo para crear procesos rápidos,
productivos y rigurosamente organizados.
* Calidad del servicio: proporciona las herramientas necesarias para convertirse en una administración orientada al core de su actividad: los proyectos.
* Información estratégica: la automatización y transparencia alcanzadas permiten acceder a información clave para tomar decisiones cruciales, permitiendo una planificación y un control preciso de los recursos y los costos.
* Seguimiento de trámites online.
* Medición: las herramientas BAM permiten contar con resultados cuantificables para un uso responsable de los presupuestos, así como medir los tiempos y con ello identificar las áreas de oportunidad para su mejora.
Juan Manuel Fernandez Arocena –DNA SICyC considera que “los principales beneficios del proyecto son la obtención de información, la eficientización de la gestión, y la posibilidad de contar rápidamente con información para la toma de decisiones”.
Actualmente el INTA cuenta con un centro de excelencia de BPM, compuesto por especialistas que transforman las necesidades de la organización y ayudan a incorporar la tecnología necesaria para automatizar los procesos. Operando principalmente desde el área de Procesos y Calidad, quienes administran el sistema de gestión integrado y brindan consultoría interna sobre la herramienta, y desde diversas unidades y direcciones, donde especialistas actúan como referentes de los procesos que las atraviesan. El objetivo fijado para el 2014 fue la automatización de un proceso por mes, y se planea continuar optimizando la gestión a través de la automatización de procesos.
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